Lastenheft Relaunch Unternehmenswebsite eines Industriezulieferers
Der Auftraggeber benötigt eine zweisprachige, barrierefreie Unternehmenswebsite mit einem durch die Marketingabteilung pflegbaren CMS, einem aus dem PIM gespeisten Produktkatalog und einer Karriereseite mit Bewerbungsformular. Die Lösung soll DSGVO-konform betrieben, mit Cookie-Consent ausgestattet und in Deutschland gehostet werden.
1. Einleitung und Zielsetzung
Der Auftraggeber ist ein Industriezulieferer mit 300 Mitarbeitenden und benötigt einen Relaunch seiner deutsch- und englischsprachigen Unternehmenswebsite.
Die Website soll als zentrale digitale Informations- und Kontaktplattform für Kunden, Interessenten, Bewerber und Geschäftspartner dienen.
Der erwartete Nutzen besteht in einer aktuelleren Produktpräsentation, einer eigenständigen redaktionellen Pflege durch das Marketing sowie einer verbesserten Auffindbarkeit und Zugänglichkeit.
- Ablösung oder grundlegende Erneuerung des bestehenden Webauftritts (Annahme).
- Pflege von Inhalten ohne Programmierkenntnisse.
- Bereitstellung eines zentralen Produktkatalogs aus dem PIM.
- Verbesserung der Bewerberansprache und digitalen Bewerbung.
- Erfüllung der Anforderungen der WCAG 2.1 auf Konformitätsstufe AA.
- DSGVO-konformer Betrieb mit Hosting in Deutschland.
2. Ist-Zustand
Derzeit besteht ein Webauftritt, dessen technischer Aufbau, CMS, Hosting und redaktionelle Prozesse im Detail noch zu erheben sind. Es wird angenommen, dass ein bestehendes CMS und ein bestehender Hostingbetrieb durch die neue Lösung ersetzt werden.
Produktinformationen liegen in einem PIM-System vor; Hersteller, Version, Schnittstellenumfang und Datenqualität sind noch zu klären.
Für Bewerbungen besteht derzeit kein spezifiziertes Zielsystem. Als Annahme wird zunächst eine Weiterleitung an ein vereinbartes Bewerbungs- oder E-Mail-System zugrunde gelegt.
- Redaktionelle Pflege durch die Marketingabteilung soll ohne laufende Entwicklungsleistungen möglich sein.
- Die Produktdaten sollen nicht redundant im CMS gepflegt werden.
- Deutsch und Englisch müssen als gleichberechtigte Sprachversionen unterstützt werden.
- Der aktuelle Umfang der zu migrierenden Seiten, Dokumente und Medien ist noch nicht abschließend bekannt.
- Die bisher eingesetzten Analyse-, Formular- und Bewerbungsdienste sind zu erfassen.
3. Funktionale Anforderungen
Die folgenden Anforderungen beschreiben die zwingend oder optional bereitzustellenden Funktionen des Webportals. Alle Anforderungen sind anhand der angegebenen Abnahmekriterien zu prüfen.
Redaktionelles CMS
Das CMS muss die Erstellung, Bearbeitung, Vorschau, Veröffentlichung und Deaktivierung von Seiten, Texten, Bildern und Downloads durch berechtigte Mitarbeitende ermöglichen.
Abnahme: Ein Redakteur erstellt in einer Testumgebung eine Seite mit Text, Bild und Download, sieht eine Vorschau und veröffentlicht die Seite ohne Quellcodeänderung.
Rollen und Freigabeworkflow
Das CMS muss mindestens die Rollen Administrator, Redakteur und Freigeber mit getrennten Berechtigungen und einem konfigurierbaren Freigabeschritt unterstützen.
Abnahme: Ein Redakteur kann Inhalte erstellen, aber nicht veröffentlichen; ein Freigeber kann sie freigeben; ein Administrator kann Rollen und Berechtigungen verwalten.
Mehrsprachigkeit
Alle relevanten Inhalts-, Navigations- und Metadaten müssen in deutscher und englischer Sprache verwaltet und veröffentlicht werden können.
Abnahme: Für eine Testseite werden beide Sprachversionen angelegt, separat bearbeitet und über die Sprachumschaltung erreichbar veröffentlicht.
Anbindung des PIM
Der Produktkatalog muss freigegebene Produktdaten aus dem bestehenden PIM über eine abgestimmte Schnittstelle oder einen definierten Dateiimport übernehmen.
Abnahme: Ein Testlauf mit mindestens 20 PIM-Datensätzen übernimmt die vereinbarten Produktfelder korrekt in das Webportal; Änderungen und Deaktivierungen werden nachvollziehbar verarbeitet.
Produktfilter und Produktsuche
Nutzer müssen den Produktkatalog nach den im PIM festgelegten Merkmalen filtern und nach Produktbezeichnungen oder relevanten Suchbegriffen durchsuchen können.
Abnahme: Mit einem definierten Testdatensatz liefern mindestens drei vereinbarte Filterkombinationen ausschließlich passende Produkte; eine Suche nach einem bekannten Produkt liefert dieses in der Ergebnisliste.
Produktdetailseiten
Für jedes veröffentlichte Produkt muss eine automatisch erzeugte oder redaktionell ergänzbare Detailseite mit den freigegebenen Produktinformationen und zugehörigen Dokumenten bereitgestellt werden.
Abnahme: Ein Testprodukt zeigt alle vereinbarten Pflichtfelder, eine stabile URL und mindestens ein zugeordnetes Dokument; ein im PIM deaktiviertes Produkt ist öffentlich nicht mehr sichtbar.
Karriereseite
Die Website muss Karriereseiten und Stellenangebote in deutscher und englischer Sprache darstellen können. Stellenangebote müssen veröffentlicht, geändert, deaktiviert und mit Kontakt- oder Bewerbungsinformationen versehen werden können.
Abnahme: Ein berechtigter Redakteur legt ein Stellenangebot an, veröffentlicht es, ändert ein Feld und deaktiviert es anschließend; die Änderung ist ohne Cache-Reste öffentlich nachvollziehbar.
Bewerbungsformular
Das Bewerbungsformular muss mindestens Kontaktdaten, Bezug zur Stelle, Nachricht und definierte Anlagen ermöglichen sowie eine Eingangsbestätigung und eine Weiterleitung an das vereinbarte Zielsystem bereitstellen.
Abnahme: Eine Testbewerbung mit Anlage wird vollständig validiert, sicher übertragen, am vereinbarten Ziel empfangen und dem Bewerber wird eine Bestätigung angezeigt oder zugesendet.
Cookie-Consent
Die Website muss einen Consent-Mechanismus für technisch nicht erforderliche Cookies und vergleichbare Technologien bereitstellen, einschließlich granularer Auswahl, Widerruf und Dokumentation der Einwilligung.
Abnahme: Vor einer Einwilligung werden keine nicht erforderlichen Dienste geladen; Ablehnung, Zustimmung zu einzelnen Kategorien und späterer Widerruf werden in einem Browser-Test nachweisbar korrekt umgesetzt.
Website-Suche
Das Webportal muss eine Volltextsuche über freigegebene redaktionelle Inhalte, Produktseiten und, soweit festgelegt, Stellenangebote bereitstellen.
Abnahme: Die Suche findet drei definierte Testbegriffe in den jeweils erwarteten Inhaltstypen und zeigt bei keinem Treffer eine verständliche Ergebnis- oder Leerzustandsmeldung.
SEO und Weiterleitungen
Redakteure müssen Seitentitel, Meta-Beschreibung, sprechende URLs, alternative Texte und Indexierungsoptionen pflegen können. Für geänderte bestehende URLs müssen dauerhafte Weiterleitungen eingerichtet werden.
Abnahme: Ein Testredakteur pflegt die genannten SEO-Felder; eine dokumentierte alte URL liefert nach dem Relaunch eine funktionierende Weiterleitung auf die zugehörige neue URL.
Medien- und Dokumentverwaltung
Das CMS muss eine zentrale Medienverwaltung mit Dateiformatprüfung, Metadaten, alternativen Texten, Versionierung oder Ersetzung sowie kontrollierter Verwendung in Inhalten bereitstellen.
Abnahme: Ein berechtigter Redakteur lädt ein Bild und ein PDF hoch, pflegt Metadaten und alternativen Text, verwendet beide in einer Seite und ersetzt das PDF ohne defekte Verknüpfung.
4. Nicht-funktionale Anforderungen
Die Lösung muss neben den fachlichen Funktionen die folgenden Qualitäts-, Betriebs- und Sicherheitsanforderungen erfüllen.
Messwerte werden vor Projektbeginn mit dem Auftraggeber final abgestimmt, sofern sie als Annahme gekennzeichnet sind.
Barrierefreiheit
Die öffentlich zugänglichen Seitentypen, Navigationen, Formulare und zentralen Komponenten müssen der WCAG 2.1 Konformitätsstufe AA entsprechen.
Abnahme: Ein unabhängiger oder gemeinsam abgestimmter Barrierefreiheitstest bestätigt für die vereinbarten Seitentypen keine offenen kritischen oder schwerwiegenden Fehler der Stufen A und AA.
Performance
Die Website muss bei einer angenommenen Last von bis zu 100 gleichzeitig aktiven Nutzern die wichtigsten Seiten performant ausliefern.
Abnahme: In einem definierten Lasttest werden mindestens 95 Prozent der Seitenaufrufe innerhalb von 2,5 Sekunden abgeschlossen (Annahme), ausgenommen ausdrücklich als extern oder dynamisch definierte Dienste.
Verfügbarkeit
Der produktive Webauftritt muss eine monatliche Verfügbarkeit von mindestens 99,5 Prozent außerhalb angekündigter Wartungsfenster erreichen (Annahme).
Abnahme: Der Auftragnehmer legt ein Monitoring und einen Monatsreport vor, der die vereinbarte Verfügbarkeit und alle ungeplanten Ausfälle ausweist.
IT-Sicherheit
Die Lösung muss aktuelle TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Zugriffe, sichere Passwort- und Sitzungsverwaltung, Schutz vor typischen Webangriffen sowie regelmäßige Sicherheitsupdates unterstützen.
Abnahme: Vor Abnahme wird ein Sicherheitstest ohne kritische oder hohe offene Schwachstellen durchgeführt; Administrationszugriffe sind ausschließlich verschlüsselt und rollenbezogen möglich.
Bedienbarkeit
Die redaktionelle Oberfläche muss für Marketingmitarbeitende ohne Programmierkenntnisse verständlich und mit konsistenten Bedienmustern nutzbar sein.
Abnahme: Mindestens drei repräsentative Redakteure erstellen nach einer Einweisung jeweils eine Seite, bearbeiten ein Produktreferenzfeld und veröffentlichen einen Inhalt ohne Unterstützung durch die Entwicklung.
Betrieb, Backup und Wiederherstellung
Der Betrieb muss Backups, Überwachung, Störungsbearbeitung und ein dokumentiertes Wiederherstellungsverfahren umfassen. Als Planungsannahme gelten ein Wiederherstellungspunkt von höchstens 24 Stunden und eine Wiederherstellung innerhalb von 8 Stunden.
Abnahme: Der Auftragnehmer weist einen erfolgreichen Wiederherstellungstest aus Backup nach und dokumentiert Backup-Zeitplan, Aufbewahrung, Zuständigkeiten und Wiederanlaufverfahren.
Responsive und kompatible Darstellung
Die Website muss auf aktuellen Desktop-, Tablet- und Mobilgeräten sowie den jeweils marktüblichen Versionen von Chrome, Edge, Firefox und Safari funktionsfähig und lesbar sein.
Abnahme: Ein abgestimmter Browser- und Gerätetest bestätigt korrekte Navigation, Formulare, Produktfilter und Darstellung in allen definierten Testkombinationen.
5. Schnittstellen und Datenmigration
Die zentrale fachliche Schnittstelle ist die Anbindung des vorhandenen PIM an den Produktkatalog. Die konkrete Technologie, Authentifizierung, Synchronisationsfrequenz und Fehlerbehandlung werden in der Feinkonzeption festgelegt.
Bestehende redaktionelle Inhalte, Produktverknüpfungen, Dokumente, Bilder und gegebenenfalls Stellenangebote sollen geprüft, bereinigt und in das neue CMS übernommen werden.
Die Migration muss protokolliert werden und darf keine produktiven Daten ohne vorherige Sicherung überschreiben.
- PIM-Schnittstelle als API oder definierter Dateiimport mit Feldmapping und Fehlerprotokoll.
- Optionale Anbindung eines Bewerbermanagementsystems oder eines vereinbarten E-Mail-Ziels.
- Weiterleitungskonzept für alle relevanten bestehenden URLs.
- Import und Prüfung von Texten, Bildern, Dokumenten und Metadaten.
- Testmigration, fachliche Stichprobenprüfung und dokumentierte Produktivmigration.
- Schnittstellendokumentation einschließlich Zugangsdatenverwaltung, Monitoring und Ansprechpartnern.
6. Rahmenbedingungen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss den Anforderungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechen. Für alle Auftragsverarbeiter ist vor Produktivsetzung ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.
Für Bewerbungsdaten sind Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriffsbeschränkung, Lösch- und Aufbewahrungsfristen sowie die erforderlichen Datenschutzhinweise festzulegen. Die Verarbeitung darf nur über freigegebene und angemessen geschützte Übertragungswege erfolgen.
Das Hosting einschließlich der produktiven Datenhaltung muss in Deutschland erfolgen. Unterauftragnehmer, Backupstandorte und Supportzugriffe sind offenzulegen und vertraglich zu regeln.
Vor der Aktivierung von Analyse-, Marketing- oder vergleichbaren Trackingdiensten ist zu prüfen, ob das System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen kann. In diesem Fall ist der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen und eine Nutzung erst nach abgeschlossener Mitbestimmung freizugeben.
Das Berechtigungs- und Protokollierungskonzept muss sicherstellen, dass nur erforderliche Administrations- und Redaktionsdaten verarbeitet werden und Protokolle nicht länger als notwendig aufbewahrt werden.
- Hosting, Backups und relevante Unterauftragnehmer innerhalb Deutschlands.
- Cookie- und Trackingtechnologien erst nach wirksamer Einwilligung, soweit nicht technisch erforderlich.
- Datenschutzerklärung, Impressum, Cookie-Richtlinie und Bewerberhinweise in deutscher und englischer Sprache.
- Technische und organisatorische Maßnahmen einschließlich Zugriffsschutz, Patchmanagement und Sicherheitsmonitoring.
- Prüfung der Betriebsratsbeteiligung vor Einsatz von Tracking, detaillierten Administrationsprotokollen oder Auswertungen mit Beschäftigtenbezug.
7. Mengengerüst
Das Unternehmen beschäftigt 300 Mitarbeitende. Der öffentliche Nutzerkreis ist nicht begrenzt; für die technische Planung wird zunächst von bis zu 50.000 Seitenbesuchen pro Monat ausgegangen (Annahme).
Für die redaktionelle Nutzung werden acht Marketingredakteure und zwei technische Administratoren eingeplant (Annahme).
Für die Dimensionierung werden 500 veröffentlichte Produkte, 300 redaktionelle Seiten und 2.000 Medien- beziehungsweise Dokumentdateien angenommen; die tatsächlichen Werte sind vor Umsetzung zu erheben.
- Sprachen: Deutsch und Englisch.
- Standorte: ein deutscher Unternehmensstandort für die redaktionelle Organisation (Annahme); weitere Standorte sind zu prüfen.
- Produktdaten: 500 Produkte als Planungswert (Annahme).
- Redaktionelle Inhalte: 300 Seiten als Planungswert (Annahme).
- Medien und Dokumente: 2.000 Dateien als Planungswert (Annahme).
- Gleichzeitige Last: 100 aktive Nutzer als Planungswert (Annahme).
8. Lieferumfang
Der Auftragnehmer liefert eine produktionsbereite Website einschließlich Konzeption, Gestaltung, technischer Umsetzung, CMS, PIM-Anbindung, Datenmigration und Inbetriebnahme.
Zum Lieferumfang gehören außerdem Einführung, Schulungen, vollständige technische und redaktionelle Dokumentation sowie ein definierter Support für die Betriebsaufnahme.
- Anforderungs- und Feinkonzeption einschließlich Informationsarchitektur und Seitentypen.
- Responsive Frontend in deutscher und englischer Sprache.
- Konfiguriertes CMS mit Rollen, Freigaben und redaktionellen Vorlagen.
- PIM-Schnittstelle, Produktkatalog, Filter und Produktsuche.
- Karriereseite und Bewerbungsformular.
- Cookie-Consent-Management und Datenschutzkonfiguration.
- Test-, Abnahme- und Produktivumgebung.
- Migrationskonzept, Testmigration und dokumentierte Produktivmigration.
- Schulung von Redakteuren und Administratoren, jeweils mit Übungsanteil.
- Betriebs-, Administrations-, Redaktions- und Schnittstellendokumentation.
- Support für mindestens drei Monate nach Go-live (Annahme), einschließlich Fehlerklassifizierung und Reaktionszeiten.
9. Zeitrahmen und Budgetrahmen
Die Umsetzung soll innerhalb von sechs Monaten nach Projektstart abgeschlossen werden (Annahme). Der Terminplan muss mindestens die Phasen Konzeption, Design, Implementierung, Migration, Test, Schulung und Go-live enthalten.
Für die einmalige Umsetzung einschließlich Lizenzen, Konzeption, Entwicklung, Migration, Schulung und Einführung wird ein Budgetrahmen von 120.000 bis 180.000 Euro netto angesetzt (Annahme). Laufende Hosting-, Lizenz- und Supportkosten sind separat auszuweisen.
- Monat 1: Projektstart, Bestandsaufnahme, Informationsarchitektur und Datenschutzkonzept (Annahme).
- Monate 2 bis 3: Gestaltung, CMS-Konfiguration und technische Umsetzung (Annahme).
- Monate 3 bis 4: PIM-Anbindung, Formulare, Mehrsprachigkeit und Datenmigration (Annahme).
- Monat 5: Integrations-, Sicherheits-, Performance- und Barrierefreiheitstests (Annahme).
- Monat 6: Schulung, Abnahme, Produktivmigration und Go-live (Annahme).
- Änderungen am Leistungsumfang werden über ein abgestimmtes Änderungsverfahren bewertet.
10. Abnahme
Die Abnahme erfolgt auf Grundlage dieses Lastenhefts, der abgestimmten Feinkonzeption und eines gemeinsam verabschiedeten Testplans. Der Auftragnehmer stellt eine vollständige Testumgebung, Testdaten und eine nachvollziehbare Fehlerliste bereit.
Abnahmevoraussetzung sind die erfolgreiche Prüfung der MUSS-Anforderungen, die dokumentierte Migration, der Nachweis des Deutschland-Hostings, die Übergabe der Dokumentation sowie die Durchführung der Schulungen.
Kritische oder hohe Fehler, die den Betrieb, Datenschutz, Sicherheit, Barrierefreiheit oder zentrale Geschäftsprozesse beeinträchtigen, müssen vor der Abnahme behoben werden. Mittlere und niedrige Fehler werden mit Termin und Verantwortlichkeit in einer Restmängelliste dokumentiert.
Der Auftraggeber prüft die bereitgestellte Lösung innerhalb von zehn Arbeitstagen nach vollständiger Übergabe (Annahme). Die Abnahme wird durch ein schriftliches Abnahmeprotokoll erklärt oder unter Angabe konkreter Mängel zurückgestellt.
- Abnahmetests für CMS, Rollen, Freigaben und Mehrsprachigkeit.
- Abnahmetests für PIM-Synchronisation, Produktfilter und Produktsuche.
- Abnahmetests für Karriereseite, Bewerbungsformular und Eingangsbestätigung.
- Nachweis des Cookie-Consent-Verhaltens und der Datenschutzkonfiguration.
- Barrierefreiheits-, Sicherheits-, Browser- und Performanceprüfung.
- Prüfung von Backup, Wiederherstellung, Monitoring und Betriebsdokumentation.
- Schriftliche Übergabe aller Zugangsdaten über einen sicheren Prozess.
Vor der Verwendung klären
Diese Punkte und Annahmen sind im Beispiel offen — in deinem Vorhaben musst du sie festlegen.
- Welches PIM-System wird eingesetzt, welche Schnittstelle steht zur Verfügung und wie viele Produkte, Attribute und Dokumente sind tatsächlich zu übernehmen?
- Welches CMS, Hosting, Analysewerkzeug und welche Formulardienste werden heute verwendet, und welche bestehenden URLs müssen zwingend erhalten oder weitergeleitet werden?
- Soll das Bewerbungsformular an ein vorhandenes Bewerbermanagementsystem, an ein HR-System oder an ein definiertes E-Mail-Postfach übergeben werden?
- Wie viele Unternehmensstandorte, Redakteure, Administratoren und Freigeber gibt es tatsächlich, und welche Rollen beziehungsweise Freigabestufen werden benötigt?
- Welche Analyse-, Marketing- und Trackingdienste sind vorgesehen, und ist der Betriebsrat wegen möglicher Verhaltens- oder Leistungskontrolle zu beteiligen?
- Welche konkreten Zielwerte gelten für Verfügbarkeit, Performance, Backup-Aufbewahrung, Wiederherstellungszeit und Support-Reaktionszeiten?
- Sind der angenommene Zeitrahmen von sechs Monaten und der Budgetrahmen von 120.000 bis 180.000 Euro netto mit der Projektorganisation und dem Einkauf abgestimmt?