Projektplan für die Umstellung auf E-Rechnungen
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 folgt schrittweise die Pflicht zum Versand. Die Umstellung betrifft Buchhaltung, Einkauf, ERP und Archiv zugleich. Dieser Plan zeigt sie für einen Großhändler mit 70 Mitarbeitenden, von XRechnung und ZUGFeRD bis zur GoBD-konformen Archivierung.
Ohne Anmeldung · öffnet sofort · 15 Wochen · 6 Phasen · 36 Aufgaben · Budget ca. 57.200 €
So sieht der Plan in PathHub aus — klick dich durch die Reiter oder hake Aufgaben ab.
Einführung einer integrierten E-Rechnungslösung für XRechnung und ZUGFeRD
Das Großhandelsunternehmen mit 70 Mitarbeitenden führt einen durchgängigen Prozess für den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ein. Die Lösung wird an das bestehende ERP-System und DATEV angebunden und um eine GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung ergänzt. Datenschutzrechtliche Anforderungen sowie eine gegebenenfalls erforderliche Beteiligung des Betriebsrats werden vor der Verarbeitung von Echtdaten und dem Go-live erfüllt. Nach Integrationstests und einem kontrollierten Pilotbetrieb werden die Buchhaltung und weitere betroffene Anwender geschult.
Phasen
Phase 1: Projektinitiierung und Ist-Analyse
Die bestehenden Rechnungsprozesse, Systemabhängigkeiten und Verantwortlichkeiten werden vollständig aufgenommen. Die Ergebnisse schaffen die belastbare Grundlage für Zielarchitektur, Datenschutzprüfung, Mitbestimmung und Umsetzungsplanung.
Phase 2: Zielbild, Datenschutz und Mitbestimmung
Die künftigen Rechnungsprozesse und die Systemarchitektur werden festgelegt. Datenschutz- und Mitbestimmungsanforderungen werden frühzeitig vorbereitet, damit der AVV, die Datenschutzprüfungen und eine erforderliche Betriebsvereinbarung rechtzeitig abgeschlossen werden können.
Phase 3: Fachliches und technisches Lösungsdesign
Alle fachlichen und technischen Detailanforderungen werden so spezifiziert, dass Konfiguration, Schnittstellenbau und Tests ohne offene Grundsatzentscheidungen beginnen können. Die Vereinbarkeit mit XRechnung, ZUGFeRD, DATEV, GoBD und den abgestimmten Berechtigungsregeln wird verbindlich beschrieben.
Phase 4: Konfiguration, Schnittstellenbau und GoBD-Umsetzung
Die E-Rechnungsplattform, ERP-/DATEV-Schnittstellen und die revisionssichere Archivierung werden in der Testumgebung eingerichtet. Der AVV wird spätestens vor jeder Verarbeitung oder Migration von Echtdaten abgeschlossen; bis dahin werden ausschließlich anonymisierte oder synthetische Testdaten verwendet.
Phase 5: Integrationstest, Compliance-Nachweis und Abnahme
Die vollständigen Ein- und Ausgangsprozesse werden end-to-end mit beiden Rechnungsformaten geprüft. Gleichzeitig werden die GoBD-, DSGVO- und Mitbestimmungsnachweise vervollständigt, damit eine belastbare Abnahmeentscheidung getroffen werden kann.
Phase 6: Schulung, Pilotbetrieb und Go-live
Die Buchhaltung und alle betroffenen Anwender werden auf die neuen Prozesse und Fehlerbehandlungen vorbereitet. Ein kontrollierter Pilot bestätigt die Praxistauglichkeit, bevor das System nach erfüllten technischen, steuerlichen, datenschutzrechtlichen und mitbestimmungsrechtlichen Freigaben produktiv gesetzt wird.
Timeline
Budget
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| ERP-/DATEV-Anbindung inklusive Mapping, Fehlerbehandlung und End-to-end-Tests | 10 Personentage | 900 € | 9.000 € |
| E-Rechnungsplattform: Einrichtung von XRechnung und ZUGFeRD sowie Formatmapping | 6 Personentage | 850 € | 5.100 € |
| GoBD-Beratung, revisionssichere Archivierung und Verfahrensdokumentation (Phasen 3–5) | 5 Personentage | 950 € | 4.750 € |
| Datenschutzprüfung: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO und DSFA-Prüfung nach Art. 35 DSGVO | 2 Personentage | 1.100 € | 2.200 € |
| Prüfung und Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO vor Echtdatentests | 1 Personentag | 1.100 € | 1.100 € |
| Betriebsratsbeteiligung und Unterstützung bei der Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sofern erforderlich | 1 Personentag | 950 € | 950 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Projektleitung und kaufmännische Prozesssteuerung (Phasen 1–6) | 12 Personentage | 650 € | 7.800 € |
| Buchhaltung und Steuerverantwortung: Anforderungen, Prüfungen und Abnahme | 10 Personentage | 450 € | 4.500 € |
| IT-/ERP-Administration: Systemzugänge, Berechtigungen und technische Tests | 4 Personentage | 425 € | 1.700 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| E-Rechnungsplattform inklusive Erstjahreslizenz, Mandanteneinrichtung und Anbieter-Setup | 1 Pauschal | 10.000 € | 10.000 € |
| GoBD-Archivmodul inklusive Aufbewahrungs- und Berechtigungskonfiguration | 1 Pauschal | 2.500 € | 2.500 € |
| Validierungsdienst für XRechnung und ZUGFeRD inklusive Testkontingent | 1 Pauschal | 700 € | 700 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Schulungskonzept und Durchführung für Buchhaltung und steuerlich verantwortliche Mitarbeitende | 6 Personentage | 800 € | 4.800 € |
| Pilotbetrieb, Go-live-Begleitung und Hypercare-Unterstützung | 3 Personentage | 700 € | 2.100 € |
Risiken
Fehlerhafte ERP-/DATEV-Schnittstelle und Buchungsdaten
Wenn Kontierungen, Steuerkennzeichen, Debitoren- oder Kreditorenstammdaten bis zum Beginn der Integrationstests in Woche 11 nicht vollständig gemappt und abgestimmt sind, können Rechnungen falsch verbucht, abgewiesen oder nur manuell nachbearbeitet werden.
Nicht konforme XRechnung- oder ZUGFeRD-Dokumente
Wenn Profilversionen, Pflichtfelder, XML-Strukturen oder die Übereinstimmung zwischen ZUGFeRD-PDF und XML nicht korrekt umgesetzt sind, können Kunden, Lieferanten oder Validierungsstellen Rechnungen ab Woche 11 zurückweisen.
Unzureichende GoBD-Archivierung und Verfahrensdokumentation
Wenn Belege nicht unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und mit ausreichender Protokollierung archiviert werden oder die Verfahrensdokumentation bis zum Compliance-Gate in Woche 12 unvollständig bleibt, ist die steuerliche Nachvollziehbarkeit gefährdet.
Datenschutzrechtlich unzulässige Verarbeitung von Echtdaten
Wenn der Auftragsverarbeitungsvertrag nicht vorliegt oder VVT und Datenschutz-Folgenabschätzung nicht geprüft sind, bevor in der Test- oder Migrationsphase personenbezogene Echtdaten verarbeitet werden, kann die Verarbeitung unzulässig sein und der Go-live sich verschieben.
Verzögerte Betriebsratsbeteiligung
Wenn ein Betriebsrat besteht und die Funktionen zur Protokollierung, Berechtigungssteuerung oder Auswertung nicht bis Ende Woche 7 abgestimmt sind, kann die erforderliche Betriebsvereinbarung fehlen und die Einführung des Systems verhindert werden.
Ressourcen-, Budget- und Akzeptanzengpass beim Rollout
Wenn Buchhaltung und Fachbereiche in den Wochen 13–14 nicht ausreichend für Schulung und Pilotbetrieb verfügbar sind oder zusätzliche Schnittstellen- und Anbieteraufwände den Risikopuffer überschreiten, können Bedienfehler, manuelle Umgehungslösungen oder eine Terminverschiebung entstehen.
Stakeholder
Geschäftsführung bzw. Projektauftraggeber
Entscheidet über Budget, Zieltermin und Eskalationen und erteilt die formale Go-live-Freigabe.
Projektleitung und kaufmännische Prozessverantwortung
Steuert Umfang, Termine, Abhängigkeiten, Entscheidungsbedarfe und fachliche Abnahmen.
Buchhaltung und Steuerverantwortliche
Definieren Rechnungs- und Buchungsprozesse, DATEV-Anforderungen, steuerliche Kontrollen und GoBD-Nachweise.
IT- und ERP-Administration
Verantwortet Systemarchitektur, Schnittstellen, Berechtigungen, Informationssicherheit und technischen Betrieb.
Einkauf und Vertrieb
Liefern Anforderungen für Rechnungseingang und Rechnungsausgang sowie für die Lieferanten- und Kundenkommunikation.
ERP-/DATEV-Integrationspartner und E-Rechnungsanbieter
Setzen Formatverarbeitung, Mapping, Schnittstellen, Validierung und Archivierung um und unterstützen die Fehleranalyse.
Datenschutzbeauftragte/r
Prüft das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Datenschutz-Folgenabschätzung und begleitet den Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.
Betriebsrat, sofern vorhanden
Muss bei möglicher Leistungs- oder Verhaltenskontrolle nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beteiligt werden; ohne erforderliche Einigung darf das System nicht eingeführt werden.
Compliance
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO für E-Rechnungen, ERP-, DATEV- und Archivierungsprozesse ergänzen; Datenflüsse, Zwecke, Empfänger, Speicherfristen und Rollen dokumentieren
Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO prüfen und bei erhöhtem Risiko aktualisieren; technische und organisatorische Maßnahmen vor dem Go-live dokumentieren
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit dem E-Rechnungs- und gegebenenfalls Archivierungsanbieter verhandeln und spätestens vor jeder Verarbeitung von Echtdaten unterzeichnen; bis dahin nur anonymisierte oder synthetische Testdaten verwenden
Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beteiligen und bei bestehendem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung zu Überwachungsmöglichkeiten, Protokollierung, Berechtigungen, Auswertungen und Zugriffen abschließen; bei Nichtbestehen des Betriebsrats den Sachverhalt dokumentieren
GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung für steuer- und buchhaltungsrelevante Rechnungen einrichten; Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung, Protokollierung und Wiederauffindbarkeit nachweisen
Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen und freigeben, einschließlich Prozessbeschreibung, Rollen, Kontrollen, Fehlerbehandlung, Schnittstellen, Änderungen und Notfallverfahren
Empfang und Versand von XRechnung und ZUGFeRD mit fachlich korrektem Mapping, gültigen Pflichtfeldern, zulässigen Profilen sowie konsistenten strukturierten und visuellen Inhalten testen und dokumentieren
Meilensteine
- Woche 2
Abgenommene Ist-Prozess- und Systemlandkarte mit Datenflussregister, Rollenübersicht und dokumentiertem Compliance-Screening
Voraussetzung: Projektauftrag, benannte Prozessverantwortliche sowie Zugang zu Prozess-, System- und Schnittstelleninformationen - Woche 5
Freigegebenes Zielbild mit Sollprozessen, Systemarchitektur, Datenschutzanforderungen und gestarteter Betriebsratsbeteiligung beziehungsweise dokumentierter Prüfung, dass kein Betriebsrat besteht
Voraussetzung: Abgenommene Ist-Prozess- und Systemlandkarte aus Phase 1 - Woche 7
Fachlich und technisch freigegebenes Lösungsdesign mit Format- und Buchungsmapping, Berechtigungskonzept, Testkatalog sowie genehmigter Betriebsvereinbarung oder dokumentierter Nichtbetroffenheit
Voraussetzung: Freigegebenes Zielbild, geklärte Datenschutzanforderungen und abgeschlossenes Mitbestimmungsverfahren beziehungsweise dokumentierte Nichtbetroffenheit - Woche 10
Funktionsfähige Testumgebung mit angebundenem ERP und DATEV, eingerichteter GoBD-Archivierung, dokumentiertem Verfahrensdokumentationsentwurf und abgeschlossenem Auftragsverarbeitungsvertrag
Voraussetzung: Freigegebenes Lösungsdesign, verfügbare Testsysteme und Anbieterzugänge sowie Auftragsverarbeitungsvertrag vor einer Echtdatenverarbeitung - Woche 13
Abgenommener Integrationstestbericht mit bestandener GoBD-Archivprüfung, finaler Verfahrensdokumentation, aktualisiertem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, geprüfter Datenschutz-Folgenabschätzung und geschlossenen kritischen Fehlern
Voraussetzung: Funktionsfähige Testumgebung, vollständige Testdaten und umgesetzte Schnittstellen-, Archivierungs- und Compliance-Anforderungen - Woche 15
Erfolgreicher Pilotbetrieb, abgeschlossene Anwenderschulungen und formal genehmigter Go-live des E-Rechnungsprozesses für XRechnung und ZUGFeRD mit aktivierter ERP-/DATEV-Anbindung und GoBD-konformer Archivierung
Voraussetzung: Abgenommener Integrationstest, geschlossene kritische Fehler, erfüllte Compliance-Gates und erfolgreiche Pilotbewertung
So ist dieser Plan entstanden
Dieser Plan wurde von PathHub AI aus einer einzigen Beschreibung erstellt: „Umstellung auf E-Rechnungen in einem Großhandelsunternehmen mit 70 Mitarbeitenden: Empfang und Versand im Format XRechnung und ZUGFeRD, Anbindung an ERP und DATEV, revisionssichere Archivierung nach GoBD, Schulung der Buchhaltung. Abschluss in vier Monaten.“ — ohne Unternehmenskontext. Mit deinen Abteilungen, Freigabeprozessen und Compliance-Vorgaben wird er deutlich genauer.
Pflichten mit Vorlauf: Daran denken viele zu spät
Diese Pflichten löst die Umstellung auf E-Rechnungen typischerweise aus (Beispiel Deutschland). PathHub AI plant sie mit Vorlauf ein, warnt bei zu knappem Zeitplan und zeigt unter „Regel & Nachweise“ die Regel mit Kriterien, die du abhakst und mit Nachweisen belegst. Keine Rechtsberatung.
Regel & Nachweise
Warum: Rechnungen sind steuerrelevant; das Format und die Archivierung ändern sich mit der Umstellung.
Rechtsgrundlage: Seit 1.1.2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; Ausstellungspflicht ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (§ 14 UStG). Verfahrensdokumentation und Archivierung nach GoBD.
- Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
- Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
- Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
- Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
- Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
- Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)
Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).
Regel & Nachweise
Warum: Rechnungen enthalten personenbezogene Daten von Ansprechpersonen und Einzelunternehmern.
Gilt: wenn ein externer Dienst oder ein Portal Rechnungsdaten verarbeitet
Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Vertrag vor Beginn der Verarbeitung.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
- SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
- Exit- und Portabilitätsklausel
- Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)
Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.
Häufig gestellte Fragen
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