Interne Projekte

Interne Projekte planen ohne Planungsbüro im Haus

Software-Einführung, Umzug, Zertifizierung, Zeiterfassung oder eine neue Produktlinie: Interne Vorhaben laufen oft neben dem Tagesgeschäft. So planst du sie so, dass nichts Wichtiges vergessen wird.

Plan kostenlos erstellen Pflichten je Vorhaben

Grundlagen

Was sind interne Projekte?

Ein internes Projekt hat keinen externen Kunden: Auftraggeber ist das eigene Unternehmen, meist die Geschäftsführung oder ein Fachbereich. Typisch sind Vorhaben, die Abläufe, Systeme oder Standorte verändern.

Gerade im Mittelstand gibt es dafür selten eine hauptamtliche Projektleitung. Die Planung übernimmt jemand, der eigentlich etwas anderes zu tun hat, und das Vorhaben konkurriert mit dem Tagesgeschäft um Zeit und Aufmerksamkeit.

Merkmal	Internes Projekt	Kundenprojekt
Auftraggeber	eigenes Unternehmen	externer Kunde
Projektleitung	oft nebenher, wechselnd	meist fest benannt
Budget	intern geschätzt, selten nachgehalten	per Angebot und Vertrag fixiert
Priorität	konkurriert mit dem Tagesgeschäft	durch Liefertermin gesetzt
Typisches Risiko	Pflichten und Beteiligte werden vergessen	Nachträge und Terminverzug

Beispiele

Typische interne Vorhaben

Zu jedem Vorhaben gibt es einen vollständigen Beispielplan, erstellt mit PathHub AI, inklusive der Pflichten mit Vorlauf.

ERP-Einführung

Materialwirtschaft, Produktion, Lager und Datenübernahme in einem Plan.

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SAP S/4HANA

Umstieg von SAP ECC mit Testzyklen, Schulung und Hypercare.

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CRM-Einführung

Vertrieb an mehreren Standorten, Datenmigration und Schulung.

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Dokumentenmanagement

Digitale Eingangsrechnungen, GoBD-Archiv und Berechtigungen.

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Personal

Zeiterfassung einführen

Erfassungsregeln, Betriebsvereinbarung und Datenschutz.

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Betrieb

Büroumzug

Neue Arbeitsplätze, IT, Unterweisung und Umzug bei laufendem Betrieb.

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Compliance

ISO-27001-Zertifizierung

Gap-Analyse, Maßnahmen, internes Audit und Zertifizierungsaudit.

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Compliance

NIS2 umsetzen

Registrierung, Risikomanagement und Meldeprozesse.

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Website-Relaunch

CMS, Barrierefreiheit, SEO-Migration und Hosting.

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Cloud-Migration

Bestandsaufnahme, Migration in Wellen, Notfallkonzept.

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Compliance

E-Rechnung einführen

XRechnung und ZUGFeRD, ERP-Anbindung und GoBD-Archiv.

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Compliance

Hinweisgebersystem

Interne Meldestelle nach HinSchG mit Fristen und Datenschutz.

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Personal

Personalgewinnung

Stellenanzeigen, Auswahl, Betriebsrat und Onboarding.

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Betrieb

Zutrittskontrolle

Zutritt und Videoüberwachung mit DSFA und Betriebsvereinbarung.

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Strategie

Neue Produktlinie

Rezeptur, Etikett, Produktion und Listung im Handel.

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Softwareentwicklung

Anforderungen, Sprints, Schnittstellen und Rollout.

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Ursachen

Warum interne Projekte scheitern

Selten an fehlendem Können. Fast immer an Dingen, die im Alltag untergehen, bevor das Projekt richtig losgeht.

Gegenmittel: ein vollständiger Plan, bevor es losgeht, mit klaren Rollen, Pflichten und Vorlauf.

Planung nebenherWer das Vorhaben leitet, hat ein volles Tagesgeschäft. Der Plan entsteht spät oder gar nicht.
Unklare ZuständigkeitenNiemand ist ausdrücklich verantwortlich, Entscheidungen bleiben liegen.
Vergessene BeteiligteBetriebsrat, Datenschutz oder Einkauf werden erst eingebunden, wenn es eilt.
Pflichten mit VorlaufEine Betriebsvereinbarung, ein Auftragsverarbeitungsvertrag oder ein Audittermin braucht Wochen. Wer zu spät startet, verschiebt den Go-live.
Kein Budget im BlickInterne Stunden und externe Leistungen werden nicht erfasst; Abweichungen fallen zu spät auf.

Vorgehen

Interne Projekte planen in 6 Schritten

Ziel und Rahmen festlegenWas soll am Ende anders sein, bis wann, mit welchem Budget? Ein SMART formuliertes Ziel hilft.SMART-Check
Beteiligte und Rollen klärenWer entscheidet, wer macht, wer wird gefragt, wer informiert?RACI-Generator
Pflichten und Vorlauf prüfenWelche Gesetze, Vereinbarungen und Freigaben löst das Vorhaben aus, und wie viel Vorlauf brauchen sie?Pflichten-Tabelle
Phasen, Aufgaben und Meilensteine planenVom Kick-off bis zum Abschluss, mit realistischen Puffern und Abhängigkeiten.Vorlagen
Budget und Risiken schätzenPositionen statt Pauschale, Risiken mit Gegenmaßnahme und verantwortlicher Person.Risikomatrix
Umsetzen, nachhalten, lernenFortschritt und Kosten regelmäßig abgleichen und Erfahrungen für das nächste Vorhaben festhalten.Kanban-Board

Pflichten

Welche Pflichten typische interne Vorhaben auslösen

So zeigt PathHub AI die Pflichten auch im Plan (Beispiel Deutschland): mit Kennzeichnung Pflicht oder Wichtig, Vorlauf und unter „Regel & Nachweise“ der Regel aus der Compliance-Bibliothek, ihren Kriterien und den Folgen bei Verstoß. „Gesetzlich“ heißt: Die Pflicht ergibt sich direkt aus dem Gesetz. „Richtwert“: übliche Dauer aus der Praxis. Keine Rechtsberatung.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzen und Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (DSGVO Art. 30, 35)

Pflicht 2–4 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Das neue System verarbeitet personenbezogene Daten von Kunden oder Beschäftigten.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

DSGVO / GDPREU 2016/679

Kriterien

Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen (Art. 28 DSGVO)

Pflicht 2–6 Wochen vor dem Go-livegesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag (Cloud, Wartung, Support).

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Der Vertrag muss vor Beginn der Verarbeitung vorliegen, auch vor Tests mit echten Daten oder der Datenmigration.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Cloud-VertragsrechtDSGVO Art. 28

Kriterien

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
Exit- und Portabilitätsklausel
Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)

Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Betriebsrat beteiligen und Betriebsvereinbarung zum System abschließen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)

Wichtig 6–12 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Fast jede Software protokolliert Nutzeraktionen und ist damit zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet.

Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht

Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind; die Eignung genügt. Ohne Einigung darf das System nicht eingeführt werden.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Kriterien

Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Verfahrensdokumentation und revisionssichere Archivierung nach GoBD sicherstellen, E-Rechnung testen

Wichtig 4–8 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Steuerrelevante Daten müssen vollständig, unveränderbar und prüfbar aufbewahrt werden, auch nach dem Systemwechsel.

Gilt: wenn das System buchhaltungs- oder steuerrelevante Daten verarbeitet (ERP, Rechnungen, Kasse)

Regel aus der Compliance-Bibliothek

GoBD und E-RechnungAO §§ 146, 147; GoBD (BMF); UStG § 14

Kriterien

Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)

Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Erfassungsregeln für Beginn, Ende, Pausen und Mehrarbeit festlegen, auch für mobile Arbeit (ArbZG, BAG 1 ABR 22/21)

Pflicht 2–4 Wochen vor dem Go-livegesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Das System muss die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten abbilden.

Rechtsgrundlage: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) besteht eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung; Mehrarbeit über 8 Stunden ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Arbeitszeitgesetz und ZeiterfassungArbZG; ArbSchG § 3 (Zeiterfassung)

Kriterien

Höchstarbeitszeit 8 Stunden werktäglich, bis 10 Stunden mit Ausgleich innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen (§ 3 ArbZG)
Ruhepausen: 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden (§ 4)
Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Arbeitsende (§ 5)
Systematische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (BAG, 1 ABR 22/21)
Aufzeichnung der über 8 Stunden hinausgehenden Arbeitszeit, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2)

Bei Verstoß: Ordnungswidrigkeiten nach § 22 ArbZG mit Bußgeld bis 30.000 EUR; vorsätzliche Verstöße, die die Gesundheit gefährden, sind nach § 23 ArbZG strafbar.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung mit dem Betriebsrat abschließen

Wichtig 6–12 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Zeiterfassung ist eine technische Einrichtung, die Leistung und Verhalten abbilden kann.

Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht

Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei Lage der Arbeitszeit und bei technischen Einrichtungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Kriterien

Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Datenschutz für Beschäftigtendaten klären: Zweck, Zugriffsrechte, Löschfristen, ggf. Datenschutz-Folgenabschätzung

Pflicht 2–4 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Zeiterfassung verarbeitet dauerhaft personenbezogene Daten aller Beschäftigten.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

DSGVO / GDPREU 2016/679

Kriterien

Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Gefährdungsbeurteilung der neuen Arbeitsstätte erstellen und dokumentieren (§ 3 ArbStättV)

Pflicht 2–4 Wochen vor dem Umzuggesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Neue Räume bedeuten neue Flucht- und Rettungswege, Beleuchtung, Lüftung und Arbeitsplätze.

Rechtsgrundlage: § 3 ArbStättV: Die Gefährdungsbeurteilung ist vor Aufnahme der Tätigkeiten zu dokumentieren.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)ArbStättV, ASR

Kriterien

Gefährdungsbeurteilung der Arbeitsstätte vor Aufnahme der Tätigkeiten dokumentiert (§ 3)
Flucht- und Rettungswege, Notausgänge und Kennzeichnung (ASR A2.3)
Beleuchtung, Lüftung und Raumtemperatur nach den ASR
Bildschirmarbeitsplätze ergonomisch eingerichtet
Sanitär-, Pausen- und Erste-Hilfe-Räume entsprechend der Beschäftigtenzahl

Bei Verstoß: Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis 5.000 EUR je Verstoß (§ 9 ArbStättV i. V. m. § 25 ArbSchG); bei vorsätzlicher Gefährdung von Leben oder Gesundheit Straftat.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Beschäftigte am neuen Standort zu Flucht- und Rettungswegen und Abläufen unterweisen (§ 12 ArbSchG)

Pflicht bis 1 Woche vor dem Umzuggesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Unterweisung ist bei veränderten Arbeitsbedingungen Pflicht.

Rechtsgrundlage: § 12 ArbSchG: Unterweisung bei Veränderungen vor Aufnahme der Tätigkeit.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

ArbeitsschutzgesetzArbSchG

Kriterien

Gefährdungsbeurteilung für jeden Arbeitsplatz (inkl. psychischer Belastungen)
Unterweisung bei Einstellung, Veränderungen, nach Unfällen — mindestens jährlich
Sicherheitsfachkraft und Betriebsarzt bestellt (DGUV V2)
Erste-Hilfe-Ersthelfer (mind. 5% der MA) ausgebildet

Bei Verstoß: Bußgeld bis 30.000 EUR je Verstoß (§ 25 ArbSchG); bei beharrlicher Wiederholung oder vorsätzlicher Gefährdung Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe (§ 26 ArbSchG). Bei Personenschäden zusätzlich Strafbarkeit nach dem StGB.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Betriebsrat unterrichten und Interessenausgleich zur Verlegung versuchen (§ 111 BetrVG)

Wichtig 8–16 Wochen vor dem UmzugRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Ein Standortwechsel verändert Arbeitswege, Arbeitsplätze und Abläufe.

Gilt: wenn ein Betriebsrat besteht; Interessenausgleich bei Verlegung des Betriebs in Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Beschäftigten

Rechtsgrundlage: § 111 Satz 3 Nr. 2 BetrVG: Die Verlegung des Betriebs ist eine Betriebsänderung; der Interessenausgleich ist vor der Durchführung zu versuchen.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Kriterien

Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Akten und Datenträger datenschutzgerecht umziehen bzw. nach DIN 66399 vernichten lassen

Wichtig 1–2 Wochen vor dem UmzugRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Beim Umzug gehen Unterlagen mit personenbezogenen Daten durch viele Hände.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

DSGVO / GDPREU 2016/679

Kriterien

Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Cloud-Anbieter abschließen und Drittlandübermittlung prüfen

Pflicht 2–6 Wochen vor dem Go-livegesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Mit der Migration verarbeitet der Anbieter eure personenbezogenen Daten.

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Vertrag vor Beginn der Verarbeitung, auch vor der Migration echter Daten; bei Anbietern außerhalb der EU zusätzlich die Drittlandübermittlung absichern (Art. 44 ff. DSGVO).

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Cloud-VertragsrechtDSGVO Art. 28

Kriterien

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
Exit- und Portabilitätsklausel
Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)

Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anpassen und Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (DSGVO Art. 30, 35)

Pflicht 2–4 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Speicherorte, Unterauftragsverarbeiter und Zugriffswege ändern sich.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

DSGVO / GDPREU 2016/679

Kriterien

Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Risikomanagement und Lieferkettensicherheit für den Cloud-Dienst dokumentieren (NIS2)

Wichtig 4–8 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: NIS2 verlangt, dass Risiken durch Dienstleister bewertet und vertraglich abgesichert werden.

Gilt: wenn das Unternehmen unter NIS2 fällt (u. a. ab 50 Beschäftigten oder 10 Mio. EUR Umsatz in den erfassten Sektoren)

Regel aus der Compliance-Bibliothek

NIS2-RichtlinieEU 2022/2555

Kriterien

Dokumentiertes IT-Risikomanagement mit jährlichem Review
Business Continuity Plan und Disaster Recovery getestet
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für kritische Systeme
Verschlüsselung aller sensiblen Daten (at rest + in transit)
Lieferanten-Sicherheits-Reviews (Supply-Chain-Security)
Cybersecurity-Schulung für alle Mitarbeiter jährlich

Bei Verstoß: Bußgelder bis 10 Mio. EUR oder 2% des weltweiten Jahresumsatzes. Persönliche Haftung der Geschäftsführung bei grober Fahrlässigkeit.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Betriebsrat beteiligen und Betriebsvereinbarung zu den Cloud-Diensten abschließen

Wichtig 6–12 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Dienste wie Microsoft 365 erfassen Nutzungsdaten der Beschäftigten.

Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht

Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Cloud-Dienste mit Protokollen und Auswertungen sind zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Kriterien

Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Stellenanzeigen und Auswahlverfahren auf Benachteiligungsfreiheit prüfen (AGG)

Pflicht 1–2 Wochen vor Veröffentlichung der Stellenanzeigengesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Formulierungen wie „junges Team“ oder fehlendes (m/w/d) sind häufige Auslöser von Entschädigungsforderungen.

Rechtsgrundlage: §§ 1, 7, 11 AGG: Stellenausschreibungen müssen benachteiligungsfrei sein; Entschädigungsansprüche sind binnen zwei Monaten geltend zu machen (§ 15 Abs. 4 AGG).

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Allgemeines GleichbehandlungsgesetzAGG

Kriterien

Diskriminierungsfreie Stellenausschreibungen (m/w/d)
Strukturiertes, anonymisierbares Auswahlverfahren
Beschwerdestelle für Benachteiligungen eingerichtet (§13 AGG)
Schulung aller Führungskräfte zu AGG-Pflichten

Bei Verstoß: Schadenersatz bis 3 Monatsgehälter bei Nicht-Einstellung wegen Diskriminierung. Zusätzlich Schmerzensgeld bei erheblichem Persönlichkeitsschaden.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Bewerberdaten datenschutzkonform verarbeiten: Information nach Art. 13 DSGVO, Löschung abgelehnter Bewerbungen nach rund 6 Monaten, Einwilligung für Talentpools

Pflicht 1–2 Wochen vor Veröffentlichung der StellenanzeigenRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Bewerbungen dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie Fristen nach dem AGG es rechtfertigen.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

DSGVO / GDPREU 2016/679

Kriterien

Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Betriebsrat vor jeder Einstellung um Zustimmung bitten (§ 99 BetrVG)

Wichtig 1–2 Wochen vor der Einstellunggesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Ohne Zustimmung oder Ersetzung durch das Arbeitsgericht darf die Person nicht beschäftigt werden.

Gilt: wenn ein Betriebsrat besteht und das Unternehmen mehr als 20 wahlberechtigte Beschäftigte hat

Rechtsgrundlage: § 99 BetrVG: Zustimmung des Betriebsrats zu jeder Einstellung; er kann binnen einer Woche widersprechen.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Kriterien

Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Wesentliche Arbeitsbedingungen fristgerecht nachweisen (Nachweisgesetz)

Pflicht bis 1 Woche vor der Einstellunggesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Fehlende oder verspätete Nachweise sind bußgeldbewehrt.

Rechtsgrundlage: § 2 NachwG: Entgelt, Arbeitszeit und Vertragsparteien spätestens am ersten Arbeitstag, weitere Angaben bis zum siebten Kalendertag, übrige binnen eines Monats; seit 2025 auch in Textform.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Nachweisgesetz (NachwG)

Kriterien

Name und Anschrift der Parteien, Entgelt und Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag
Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit sowie Regeln zu Abrufarbeit und Überstunden spätestens am siebten Kalendertag
Übrige Angaben (u. a. Urlaub, Kündigungsverfahren, Hinweise auf Tarifverträge) spätestens nach einem Monat
Textform seit 2025 möglich, wenn das Dokument speicher- und druckbar ist und der Empfang bestätigt wird; auf Verlangen schriftlich
In Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (u. a. Bau, Gastronomie) weiterhin schriftlich

Bei Verstoß: Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld bis 2.000 EUR je Verstoß (§ 4 NachwG).

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Interne Meldestelle einrichten, Zuständige benennen und Ablauf mit Fristen festlegen (HinSchG)

Pflicht 4–8 Wochen vor dem Go-livegesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Die Meldestelle muss unabhängig, vertraulich und mit festen Fristen arbeiten.

Rechtsgrundlage: HinSchG: interne Meldestelle ab 50 Beschäftigten; Eingangsbestätigung spätestens nach 7 Tagen, Rückmeldung innerhalb von 3 Monaten (§ 17); fehlende Meldestelle ist bußgeldbewehrt.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

HinweisgeberschutzgesetzHinSchG

Kriterien

Interne Meldestelle eingerichtet — schriftlich, telefonisch, auf Wunsch persönlich
Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen, Rückmeldung binnen 3 Monaten
Vertraulichkeit der Hinweisgeberidentität gewährleistet
Fallakten 3 Jahre aufbewahrt

Bei Verstoß: Bußgelder bis 50.000 EUR bei fehlender Meldestelle. Behinderung einer Meldung oder Repressalien bis 500.000 EUR. Plus Schadenersatzpflicht.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Vertraulichkeit, Zugriffsrechte und Löschfristen der Meldungen festlegen, Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen

Pflicht 2–4 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Meldungen enthalten besonders sensible Daten über Hinweisgeber und Beschuldigte.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

DSGVO / GDPREU 2016/679

Kriterien

Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert

Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Auftragsverarbeitungsvertrag mit Plattformanbieter bzw. Ombudsperson abschließen

Wichtig 2–4 Wochen vor dem Go-livegesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Externe Meldekanäle verarbeiten die Meldungen in eurem Auftrag.

Gilt: wenn eine externe Plattform oder Ombudsperson genutzt wird

Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Vertrag vor Beginn der Verarbeitung.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Cloud-VertragsrechtDSGVO Art. 28

Kriterien

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
Exit- und Portabilitätsklausel
Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)

Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.

Nachweise: In PathHub hakst du die Kriterien ab und legst je Punkt Nachweise als Datei, Link oder Notiz ab. Alles lässt sich als PDF-Nachweisbericht exportieren.

Betriebsrat zum Meldeverfahren und zur Plattform einbinden

Wichtig 4–8 Wochen vor dem Go-liveRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Verfahrensregeln betreffen die Ordnung im Betrieb.

Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht

Rechtsgrundlage: Je nach Ausgestaltung (Verhaltensregeln, technische Plattform) können Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und 6 BetrVG bestehen.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Kriterien

Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)

Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.

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Zertifizierungsstelle bzw. Auditor beauftragen und Audittermin festlegen (Standard und Geltungsbereich festhalten)

Pflicht 2–4 Monate vor dem ZertifizierungsauditRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Zertifizierungsstellen und Auditoren sind oft Monate im Voraus ausgebucht; ohne festen Termin verschiebt sich das ganze Vorhaben.

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Internes Audit bzw. Selbstbewertung gegen den Standard durchführen und Abweichungen vor dem Zertifizierungsaudit schließen

Pflicht 4–8 Wochen vor dem ZertifizierungsauditRichtwert

Regel & Nachweise

Warum: Gängige Zertifizierungsstandards verlangen interne Audits; offene Abweichungen gefährden die Zertifizierung oder führen zu Nachaudits.

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Etikett mit Pflichtangaben, Allergenen und Nährwerten erstellen und vor dem Druck prüfen lassen (LMIV)

Pflicht 4–8 Wochen vor dem Inverkehrbringengesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Fehlerhafte Etiketten führen zu Rückrufen, und Druckvorlauf kostet Wochen.

Rechtsgrundlage: VO (EU) 1169/2011: Pflichtangaben, hervorgehobene Allergene und Nährwertdeklaration müssen beim Inverkehrbringen vorliegen, im Onlinehandel vor Abschluss des Kaufs.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Lebensmittelkennzeichnung (LMIV)VO (EU) 1169/2011

Kriterien

Pflichtangaben nach Art. 9 vollständig
Die 14 Hauptallergene im Zutatenverzeichnis hervorgehoben (Anhang II)
Nährwertdeklaration (Art. 30)
Mindestschriftgröße und gute Lesbarkeit (Art. 13)
Pflichtangaben im Fernabsatz vor Abschluss des Kaufvertrags verfügbar (Art. 14)

Bei Verstoß: Bußgelder nach LFGB und Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung, Abmahnungen durch Wettbewerber, Rücknahme oder Rückruf falsch gekennzeichneter Ware.

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HACCP-Konzept für Rezeptur und Herstellprozess anpassen und validieren

Pflicht 2–6 Wochen vor dem Inverkehrbringengesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Neue Rohstoffe und Prozessschritte bringen neue Gefahren und kritische Kontrollpunkte.

Rechtsgrundlage: Art. 5 VO (EG) 852/2004: Das HACCP-Konzept ist bei neuen Produkten, Rezepturen oder Verfahren anzupassen, bevor produziert wird.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Lebensmittelhygiene und HACCPVO (EG) 852/2004; LMHV

Kriterien

Betrieb bei der zuständigen Behörde registriert, wesentliche Änderungen gemeldet (Art. 6 VO 852/2004)
HACCP-Konzept: Gefahrenanalyse, kritische Kontrollpunkte, Grenzwerte, Überwachung, Korrekturmaßnahmen, Verifizierung und Dokumentation (Art. 5)
Hygieneschulungen nachweisbar, Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz vor der ersten Tätigkeit
Rückverfolgbarkeit eine Stufe vor und eine zurück (Art. 18 VO 178/2002)
Reinigungs- und Schädlingsbekämpfungsplan

Bei Verstoß: Bußgelder und Strafen nach dem Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB), behördliche Anordnungen bis zur Betriebsschließung, Rückrufe.

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Neue Betriebsstätte oder geänderte Tätigkeit bei der Lebensmittelüberwachung melden

Wichtig 1–2 Wochen vor dem Inverkehrbringengesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Die Behörde muss jederzeit wissen, wo was hergestellt wird.

Gilt: wenn eine neue Betriebsstätte genutzt wird oder sich die Tätigkeit wesentlich ändert

Rechtsgrundlage: Art. 6 VO (EG) 852/2004: Betriebe und wesentliche Änderungen der Tätigkeit sind der zuständigen Lebensmittelüberwachung zu melden.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

Lebensmittelhygiene und HACCPVO (EG) 852/2004; LMHV

Kriterien

Betrieb bei der zuständigen Behörde registriert, wesentliche Änderungen gemeldet (Art. 6 VO 852/2004)
HACCP-Konzept: Gefahrenanalyse, kritische Kontrollpunkte, Grenzwerte, Überwachung, Korrekturmaßnahmen, Verifizierung und Dokumentation (Art. 5)
Hygieneschulungen nachweisbar, Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz vor der ersten Tätigkeit
Rückverfolgbarkeit eine Stufe vor und eine zurück (Art. 18 VO 178/2002)
Reinigungs- und Schädlingsbekämpfungsplan

Bei Verstoß: Bußgelder und Strafen nach dem Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch (LFGB), behördliche Anordnungen bis zur Betriebsschließung, Rückrufe.

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Im Verpackungsregister LUCID registrieren und Verpackungen lizenzieren

Wichtig 1–2 Wochen vor dem Inverkehrbringengesetzlich

Regel & Nachweise

Warum: Ohne Registrierung besteht ein Vertriebsverbot.

Gilt: wenn das Produkt verpackt an private Endverbraucher geht

Rechtsgrundlage: VerpackG: Registrierung im Verpackungsregister LUCID und Systembeteiligung vor dem ersten Inverkehrbringen.

Regel aus der Compliance-Bibliothek

VerpackungsgesetzVerpackG

Kriterien

Registrierung im Verpackungsregister LUCID vor dem Inverkehrbringen
Systembeteiligung (Lizenzierung) systembeteiligungspflichtiger Verkaufsverpackungen bei einem dualen System
Datengleiche Mengenmeldung an LUCID und das duale System
Vollständigkeitserklärung bei Überschreiten der gesetzlichen Mengenschwellen
Beachtung von Rücknahme- und Pfandpflichten (z. B. Einwegpfand)

Bei Verstoß: Verkaufs- und Vertriebsverbot bei Nichtregistrierung. Bußgelder bis 200.000 EUR.

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Werkzeuge

Werkzeuge für interne Projekte

Projektplan-GeneratorAus einem Satz zum vollständigen Plan mit Pflichten und Vorlauf.Lastenheft-GeneratorAnforderungen an Dienstleister strukturiert festhalten.Kostenlose ToolsRACI, Risikomatrix, Kanban, SMART-Check und mehr, mit Export.VorlagenProjektauftrag, Projektplan, Statusbericht als Word und Excel.Fallbeispiele6 echte KI-Projektpläne für typische Vorhaben.KI-ProjektmanagementWas KI im Projektmanagement heute übernimmt und wo die Grenzen liegen.

FAQ

Häufige Fragen

Was ist ein internes Projekt?

Ein Vorhaben, das ein Unternehmen für sich selbst umsetzt, ohne externen Kunden. Beispiele sind die Einführung neuer Software, ein Umzug, eine Zertifizierung oder eine neue Produktlinie.

Wer sollte ein internes Projekt leiten?

Eine benannte Person mit genug Zeit und Entscheidungsrückhalt der Geschäftsführung. Ohne klare Projektleitung bleiben Entscheidungen liegen; das Projekt läuft dann nur nebenher.

Brauchen interne Projekte ein eigenes Budget?

Ja. Auch wenn vor allem interne Stunden anfallen, sollten externe Leistungen, Lizenzen und ein Puffer geplant und Ist-Kosten nachgehalten werden, sonst fallen Abweichungen zu spät auf.

Wann muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Wenn ein Betriebsrat besteht, unter anderem bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), bei Betriebsänderungen wie Verlegungen (§ 111 BetrVG) und bei Einstellungen (§ 99 BetrVG). Rechtzeitig heißt: bevor Entscheidungen feststehen.

Wie plane ich ein internes Projekt mit KI?

Beschreibe das Vorhaben in einem Satz. PathHub AI erstellt daraus Phasen, Aufgaben mit Verantwortlichen, Zeitplan, Budgetrahmen, Risiken, Beteiligte und die Pflichten mit Vorlauf. Ausprobieren geht ohne Anmeldung.

Welches Vorhaben steht bei euch an?

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