Projektplan für die Einführung einer Zeiterfassung
Seit dem BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung führen viele Unternehmen eine Zeiterfassung ein. Der Knackpunkt ist selten das Tool, sondern Betriebsrat, Datenschutz und die Akzeptanz in Produktion und Verwaltung. Dieser Plan zeigt eine Einführung für 80 Mitarbeitende.
Ohne Anmeldung · öffnet sofort · 13 Wochen · 6 Phasen · 39 Aufgaben · Budget ca. 49.000 €
So sieht der Plan in PathHub aus — klick dich durch die Reiter oder hake Aufgaben ab.
Einführung einer neuen Zeiterfassung für 80 Mitarbeitende in Produktion und Verwaltung
Das Projekt führt für Produktion und Verwaltung ein neues elektronisches Zeiterfassungssystem ein. Dabei werden Arbeitszeitmodelle, Schicht- und Pausenregeln sowie Genehmigungsprozesse fachlich und technisch sauber abgebildet. Zusätzlich sind Betriebsratsbeteiligung, Datenschutzanforderungen und eine mögliche Anbindung an die Entgeltabrechnung zu berücksichtigen. Ziel ist eine praxistaugliche, rechtssichere und von den Mitarbeitenden akzeptierte Lösung.
Phasen
Phase 1: Projektinitialisierung und Ist-Aufnahme
Diese Phase schafft ein gemeinsames Projektverständnis und erfasst die bestehenden Arbeitszeit-, Schicht- und Genehmigungsprozesse in Produktion und Verwaltung. Die Ergebnisse bilden die verbindliche Grundlage für die spätere Systemauswahl und Regelkonfiguration.
Phase 2: Anforderungs-, Prozess- und Compliance-Konzeption
Die fachlichen, technischen und rechtlichen Anforderungen werden detailliert beschrieben und mit Betriebsrat sowie Datenschutz abgestimmt. Ziel ist ein verbindliches Sollbild für Arbeitszeitregeln, Genehmigungen, Auswertungen und den zulässigen Umgang mit Beschäftigtendaten.
Phase 3: Lösungsentscheidung und Zielkonzept
Auf Basis der abgestimmten Anforderungen wird die geeignete Zeiterfassungslösung ausgewählt und in ein verbindliches Zielkonzept überführt. Dabei werden insbesondere Erfassungsgeräte, Rollen, Berechtigungen, Integrationen und der spätere Betriebsumfang festgelegt.
Phase 4: Einrichtung, Integration und Test
Die ausgewählte Lösung wird konfiguriert, technisch angebunden und mit realistischen Fällen aus Produktion und Verwaltung geprüft. Die parallelen Konfigurations-, Integrations- und Testarbeiten stellen sicher, dass Arbeitszeitkonten, Genehmigungen und Abrechnungsdaten korrekt verarbeitet werden.
Phase 5: Pilotbetrieb und Schulungsvorbereitung
Ein begrenzter Pilot mit ausgewählten Mitarbeitenden aus Produktion und Verwaltung überprüft die Alltagstauglichkeit und Regelkonformität unter realen Bedingungen. Parallel werden Schulungen, Kommunikationsmaterialien und Supportprozesse für den flächendeckenden Rollout vorbereitet.
Phase 6: Rollout, Schulung und Stabilisierung
Die Zeiterfassung wird für alle 80 Mitarbeitenden produktiv gesetzt und durch zielgruppengerechte Schulungen begleitet. In der anschließenden Stabilisierung werden erste Zeitkonten, Genehmigungen, Gerätebuchungen und der erste Abrechnungszyklus eng überwacht.
Timeline
Budget
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Projektleitung HR-Digitalisierung | 9 Personentage | 900 € | 8.100 € |
| HR- und Entgeltabrechnungskonzeption | 7 Personentage | 650 € | 4.550 € |
| IT-Systemadministration und Berechtigungskonzept | 4 Personentage | 750 € | 3.000 € |
| Produktionskoordination und Key-User-Unterstützung | 5 Personentage | 510 € | 2.550 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| SaaS-Lizenzen für elektronische Zeiterfassung | 80 Benutzer/Jahr | 90 € | 7.200 € |
| Stationäre Zeiterfassungsterminals für Produktionsbereiche | 2 Stück | 1.800 € | 3.600 € |
| Einrichtung und technische Inbetriebnahme der Erfassungsgeräte | 1 Pauschal | 1.000 € | 1.000 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Konfiguration von Arbeitszeit-, Schicht- und Pausenregeln | 6 Personentage | 950 € | 5.700 € |
| Integration in HR- oder Entgeltabrechnungssystem | 3 Personentage | 900 € | 2.700 € |
| Datenschutz-, Betriebsrats- und arbeitsrechtliche Beratung | 2 Personentage | 1.450 € | 2.900 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Erstellung von Schulungs- und Kommunikationsunterlagen | 2 Personentage | 750 € | 1.500 € |
| Schulung der Führungskräfte und Schichtverantwortlichen | 2 Personentage | 800 € | 1.600 € |
| Mitarbeitendenschulungen für Produktion und Verwaltung | 4 Personentage | 800 € | 3.200 € |
| Pilot- und Rolloutbegleitung vor Ort bzw. per Remote-Support | 2 Personentage | 700 € | 1.400 € |
Risiken
Verzögerte Betriebsratsvereinbarung
Wenn bis Ende der Woche 4 keine belastbare Regelungsgrundlage zu Erfassungszweck, Zugriffen, Auswertungen, Korrekturen und Speicherfristen vorliegt, kann die Einführung wegen ungeklärter Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nicht freigegeben werden.
Fehlerhafte Abbildung von Arbeitszeit-, Schicht- und Pausenregeln
Wenn Arbeitszeitmodelle, Schichtwechsel, Pausen, Zuschläge, Rundungen oder Genehmigungsprozesse bis zum Ende der Anforderungskonzeption nicht vollständig erhoben werden oder die Testfälle in Woche 9 Abweichungen zeigen, können Zeitkonten, Zuschläge und arbeitszeitrechtliche Auswertungen falsch sein.
Fehlerhafte Entgeltabrechnungsschnittstelle und Budgetüberschreitung
Wenn Stammdaten, Zeitarten oder Übergaberegeln bis Ende Woche 6 nicht eindeutig festgelegt sind oder die Schnittstelle in Woche 9 keine fehlerfreie Abstimmung zwischen Zeitkonten und Entgeltabrechnung ermöglicht, können falsche Vergütungen, manuelle Korrekturen und zusätzliche Implementierungskosten entstehen.
Datenschutz- oder Mitbestimmungsverstoß durch unzulässige Auswertungen
Wenn das System individuelle Leistungs- oder Verhaltensprofile, übermäßige Standortdaten oder nicht erforderliche Detailauswertungen ermöglicht und dies bis zur Lösungsfreigabe in Woche 6 nicht eingeschränkt wird, drohen Beschwerden, Nachbesserungen, Vertrauensverlust und ein verzögerter Go-live.
Geringe Akzeptanz und fehlerhafte Bedienung
Wenn im Pilotbetrieb bis Ende Woche 11 mehr als 10 Prozent der Buchungen fehlen, fehlerhaft korrigiert werden oder wiederholt Rückfragen zu Schicht- und Pausenbuchungen auftreten, kann der Rollout zu erhöhtem Korrekturaufwand, Umgehungslösungen und unvollständigen Zeitdaten führen.
Ausfall von Erfassungsgeräten oder Netzwerkanbindung
Wenn ein Erfassungsterminal oder die Netzwerkanbindung in einem Produktionsbereich während des Piloten oder im Go-live länger als 30 Minuten ausfällt und bis Ende Woche 11 kein geprüfter Ersatzprozess existiert, können Arbeitszeiten nicht vollständig oder nicht zeitnah erfasst werden.
Stakeholder
Geschäftsführung oder Projektauftraggeber
Gibt Budget, Zielbild und Go-live frei und entscheidet bei grundsätzlichen Zielkonflikten
Personalwesen und Entgeltabrechnung
Definiert Arbeitszeitregeln, Abrechnungsanforderungen und Auswertungen
Betriebsrat
Prüft Mitbestimmung, Überwachungs- und Datenschutzaspekte und stimmt der Einführung sowie den Nutzungsregeln zu
Produktionsleitung und Schichtverantwortliche
Legen Schichtmodelle, Erfassungsorte, Korrektur- und Genehmigungsprozesse fest
Leitungen der Verwaltungsbereiche und Key User
Vertreten die Anforderungen der Verwaltung und unterstützen Pilotierung und fachliche Abnahme
IT-Systemadministration
Bewertet Schnittstellen, Identitäts- und Berechtigungskonzepte, Geräte, Support und technischen Betrieb
Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter
Prüft Datenminimierung, Speicherfristen, Auswertungen, Zugriffskontrollen und die Vermeidung unzulässiger Verhaltenskontrolle
Softwareanbieter und Implementierungspartner
Liefert die Lösung, konfiguriert Regeln und Schnittstellen und unterstützt Tests, Schulung und Fehlerbehebung
Compliance
Arbeitszeiterfassung nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit dem Arbeitszeitgesetz: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie Pausen, Ruhezeiten, Schicht- und Wochenendregelungen müssen korrekt erfasst und auswertbar sein.
Beteiligung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einschließlich Regelung von Erfassungszweck, Zugriffen, Korrekturen, Auswertungen, Speicherfristen und Änderungen am System in einer Betriebsvereinbarung.
Datenschutzkonzept nach DSGVO und § 26 BDSG mit Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Datenminimierung, transparenter Information der Beschäftigten, Speicher- und Löschfristen sowie Verfahren für Betroffenenrechte.
Prüfung, ob wegen systematischer Überwachung oder umfangreicher Verarbeitung von Beschäftigtendaten eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist; bei Erforderlichkeit Durchführung vor dem produktiven Einsatz.
Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO mit dem Softwareanbieter, sofern dieser Beschäftigtendaten im Auftrag verarbeitet; einschließlich Unterauftragnehmern, Löschung oder Rückgabe der Daten und Nachweispflichten.
Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO: rollenbasierte Berechtigungen, Zugriffsschutz, Protokollierung, Datensicherung, Übertragungssicherheit und regelmäßige Berechtigungsprüfung.
Nachweisbare Prüfung der Zeitdaten vor der Entgeltabrechnung einschließlich nachvollziehbarer Korrektur-, Freigabe- und Änderungsprozesse sowie dokumentierter Abstimmung zwischen Zeiterfassung und Abrechnung.
Schulung der Mitarbeitenden und Führungskräfte zu korrekter Buchung, Korrekturanträgen, Pausen, Schichtwechseln, Datenschutz und Verhalten bei Systemausfällen; Bereitstellung einer verständlichen Arbeitsanweisung.
Meilensteine
- Woche 1
Abgestimmter Projektauftrag und freigegebene Ist-Aufnahme für Arbeitszeitprozesse, Technik und organisatorische Rahmenbedingungen
Voraussetzung: Projektinitialisierung und Ist-Aufnahme - Woche 4
Freigegebener Anforderungskatalog einschließlich Soll-Prozessen, Datenschutzvorgaben und abgestimmter Grundlage für die Betriebsvereinbarung
Voraussetzung: Anforderungs-, Prozess- und Compliance-Konzeption - Woche 6
Freigegebene Zeiterfassungslösung mit Zielarchitektur, Geräte- und Berechtigungskonzept sowie beauftragtem Implementierungspartner
Voraussetzung: Lösungsentscheidung und Zielkonzept - Woche 9
Erfolgreich getestete Systemkonfiguration mit geprüfter Abrechnungsschnittstelle, dokumentierten Testergebnissen und fachlicher Freigabe für den Pilotbetrieb
Voraussetzung: Einrichtung, Integration und Test - Woche 11
Abgeschlossener Pilot mit behobenen kritischen Abweichungen, freigegebenem Rolloutkonzept und fertigen Schulungs- und Supportunterlagen
Voraussetzung: Pilotbetrieb und Schulungsvorbereitung - Woche 13
Produktiver Betrieb für alle 80 Mitarbeitenden mit abgeschlossenem ersten Abrechnungsdatenlauf, dokumentierter Betriebsübergabe und freigegebener Stabilisierungsergebnisprüfung
Voraussetzung: Rollout, Schulung und Stabilisierung
So ist dieser Plan entstanden
Dieser Plan wurde von PathHub AI aus einer einzigen Beschreibung erstellt: „Einführung einer neuen Zeiterfassung für 80 Mitarbeitende in Produktion und Verwaltung, inklusive Abstimmung mit dem Betriebsrat und Schulung.“ — ohne Unternehmenskontext. Mit deinen Abteilungen, Freigabeprozessen und Compliance-Vorgaben wird er deutlich genauer.
Pflichten mit Vorlauf: Daran denken viele zu spät
Diese Pflichten löst die Einführung einer Zeiterfassung typischerweise aus (Beispiel Deutschland). PathHub AI plant sie mit Vorlauf ein, warnt bei zu knappem Zeitplan und zeigt unter „Regel & Nachweise“ die Regel mit Kriterien, die du abhakst und mit Nachweisen belegst. Keine Rechtsberatung.
Regel & Nachweise
Warum: Das System muss die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten abbilden.
Rechtsgrundlage: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) besteht eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung; Mehrarbeit über 8 Stunden ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren.
- Höchstarbeitszeit 8 Stunden werktäglich, bis 10 Stunden mit Ausgleich innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen (§ 3 ArbZG)
- Ruhepausen: 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden (§ 4)
- Ruhezeit von mindestens 11 Stunden nach Arbeitsende (§ 5)
- Systematische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit (BAG, 1 ABR 22/21)
- Aufzeichnung der über 8 Stunden hinausgehenden Arbeitszeit, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2)
Bei Verstoß: Ordnungswidrigkeiten nach § 22 ArbZG mit Bußgeld bis 30.000 EUR; vorsätzliche Verstöße, die die Gesundheit gefährden, sind nach § 23 ArbZG strafbar.
Regel & Nachweise
Warum: Zeiterfassung ist eine technische Einrichtung, die Leistung und Verhalten abbilden kann.
Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht
Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei Lage der Arbeitszeit und bei technischen Einrichtungen zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.
- Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
- Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
- Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
- Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)
Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.
Regel & Nachweise
Warum: Zeiterfassung verarbeitet dauerhaft personenbezogene Daten aller Beschäftigten.
- Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
- Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert
Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.
Häufig gestellte Fragen
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