Projektplan für eine ERP-Einführung
Eine ERP-Einführung verändert Einkauf, Fertigung, Lager und Buchhaltung gleichzeitig — sie scheitert selten an der Software, sondern an Stammdaten, Prozessen und fehlender Zeit der Key-User. Dieser Plan zeigt die Einführung in einem Maschinenbauunternehmen mit zwei Standorten, von der Anforderungsaufnahme bis zum Go-live.
Ohne Anmeldung · öffnet sofort · 29 Wochen · 10 Phasen · 71 Aufgaben · Budget ca. 400.000 €
So sieht der Plan in PathHub aus — klick dich durch die Reiter oder hake Aufgaben ab.
Einführung eines integrierten Produktions-ERP-Systems mit Ablösung eines Legacy-Fertigungssystems, Excel-Konsolidierung und standortübergreifendem Rollout
Das Projekt führt ein neues ERP-System für Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Lager und Finanzübergaben ein. Es ersetzt ein altes Fertigungssystem sowie zahlreiche Excel-Insellösungen und schafft ein einheitliches, standortübergreifendes Prozess- und Datenmodell. Besonderer Fokus liegt auf der sauberen Migration von Stammdaten und offenen Vorgängen, der Integration mit DATEV sowie der Einführung von Barcode-gestützten Lagerprozessen. Der Produktivstart ist innerhalb von neun Monaten vorgesehen und erfordert daher eine straffe Steuerung und frühzeitige Einbindung der Schlüsselanwender.
Phasen
Phase 1: Projektinitiierung und Governance
Die organisatorischen, fachlichen und technischen Rahmenbedingungen des ERP-Projekts werden verbindlich festgelegt. Dadurch werden Entscheidungswege, Projektumfang und Ressourcen frühzeitig abgesichert, damit der ambitionierte Go-live-Termin steuerbar bleibt.
Phase 2: Lösungsvalidierung und Detailanforderungen
Die fachlichen Anforderungen aus Produktion, Materialwirtschaft, Lager, Einkauf, Versand und Finanzwesen werden mit dem vorgesehenen ERP-Lösungsumfang abgeglichen. Prozesslücken, notwendige Erweiterungen und aus Excel zu übernehmende Funktionen werden priorisiert.
Phase 3: Sollprozesse und ERP-Zielbild
Die künftigen, standortübergreifend einheitlichen Abläufe werden als verbindliche Sollprozesse beschrieben. Besonderes Augenmerk liegt auf der Verbindung von Bedarfsermittlung, Beschaffung, Fertigung, Lagerbewegungen, Rückmeldungen und Finanzübergaben.
Phase 4: Technische Architektur und Integrationskonzept
Die technische Zielarchitektur und alle relevanten Datenflüsse werden festgelegt. Damit werden die Voraussetzungen für ERP-Betrieb, Berechtigungen, Barcode-Prozesse, DATEV-Übergabe, Migration, Datensicherung und sicheren Betrieb geschaffen.
Phase 5: Konfiguration, Erweiterungen und Rollen
Das ERP-System wird entsprechend dem freigegebenen Zielbild eingerichtet und, wo erforderlich, gezielt erweitert. Die zentralen Funktionen für Produktionsplanung, Materialwirtschaft, Lager, Barcode-Buchungen, Benutzerrollen und Finanzübergaben werden in einer nutzbaren Testumgebung aufgebaut.
Phase 6: Stammdatenbereinigung und Datenmigration
Relevante Daten aus dem alten Fertigungssystem und den Excel-Beständen werden vereinheitlicht, bereinigt und in das ERP übernommen. Mehrere Probeläufe stellen sicher, dass Stammdaten, Bestände und offene Vorgänge fachlich korrekt und nachvollziehbar migriert werden können.
Phase 7: Barcode-Lager und Produktionspilot
Die mobilen Lager- und Barcode-Prozesse werden an beiden Standorten unter realistischen Bedingungen eingerichtet und erprobt. Ein repräsentativer Produktionspilot prüft die Verbindung von Materialbereitstellung, Fertigungsauftrag, Rückmeldung und Bestandsbuchung.
Phase 8: Integrierte Tests und Abnahme
Die durchgängigen Geschäftsprozesse werden mit realitätsnahen Daten und Rollen getestet. Die Abnahme umfasst insbesondere Materialbedarfsplanung, Beschaffung, Fertigung, Lager, Inventur, standortübergreifende Abläufe und DATEV-Übergabe.
Phase 9: Schulung, Cutover und Produktivstartvorbereitung
Die Anwender werden rollenbezogen auf die neuen Abläufe und das ERP-System vorbereitet. Parallel werden die Umschaltung, Bestandsaufnahme, letzte Migration, Kommunikationswege und Notfallverfahren für den Produktivstart verbindlich geplant und geprobt.
Phase 10: Produktivstart und Stabilisierungsphase
Das ERP-System wird an beiden Standorten produktiv gesetzt und eng begleitet. Fehler, Bestandsabweichungen, Buchungsprobleme und DATEV-Abstimmungen werden priorisiert bearbeitet, bis der Regelbetrieb an die Linienorganisation übergeben werden kann.
Timeline
Budget
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Externe Projektleitung und Steuerung | 25 Personentage | 900 € | 22.500 € |
| ERP-Lösungsarchitektur und Fit-Gap-Analyse | 30 Personentage | 1.150 € | 34.500 € |
| Prozessberatung PPS, Materialwirtschaft und Einkauf | 30 Personentage | 1.100 € | 33.000 € |
| ERP-Konfiguration und notwendige Erweiterungen | 45 Personentage | 900 € | 40.500 € |
| Rollen-, Berechtigungs- und Sicherheitskonzept | 10 Personentage | 950 € | 9.500 € |
| Technische Test-, Go-live- und Stabilisierungsunterstützung | 20 Personentage | 1.000 € | 20.000 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| ERP-Kernmodule für PPS, Einkauf, Lager und Materialwirtschaft | 1 Pauschal | 65.000 € | 65.000 € |
| Test-, Schulungs- und Administrationsumgebung | 1 Pauschal | 8.000 € | 8.000 € |
| Barcode- und Mobile-Client-Lizenzen | 8 Stück | 1.000 € | 8.000 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Migrationskonzept, Datenmapping und ETL-Vorbereitung | 18 Personentage | 950 € | 17.100 € |
| Datenqualitätsprüfung und Bereinigung von Artikeln, Stücklisten und Arbeitsplänen | 15 Personentage | 850 € | 12.750 € |
| Migrationsprobeläufe, Bestandsabgleich und Cutover-Migration | 12 Personentage | 950 € | 11.400 € |
| DATEV-Schnittstelle einschließlich Kontierungslogik und Übergabetests | 20 Personentage | 1.150 € | 23.000 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Planung und Koordination integrierter End-to-End-Tests | 10 Personentage | 950 € | 9.500 € |
| Konzeption und Durchführung der Key-User-Schulungen | 16 Personentage | 950 € | 15.200 € |
| Durchführung rollenbezogener Endanwenderschulungen | 20 Personentage | 750 € | 15.000 € |
| Erstellung von Arbeitsanweisungen und Prozessdokumentation | 8 Personentage | 850 € | 6.800 € |
| Kommunikations- und Akzeptanzmaßnahmen einschließlich Floorwalking-Vorbereitung | 5 Personentage | 650 € | 3.250 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Industrielle Barcode-Handscanner für beide Standorte | 16 Stück | 1.200 € | 19.200 € |
| Etikettendrucker für Lager und Produktion | 4 Stück | 900 € | 3.600 € |
| Erstbestand Etiketten, Farbbänder und Verbrauchsmaterial | 1 Pauschal | 2.500 € | 2.500 € |
| WLAN-Ausleuchtung, Funkmessung und Optimierung der Lagerbereiche | 8 Personentage | 950 € | 7.600 € |
| Einrichtung von Datenablage, Backup und technischer Betriebsumgebung | 10 Personentage | 900 € | 9.000 € |
| Netzwerkkomponenten und Montagezubehör für Barcode-Arbeitsplätze | 1 Pauschal | 3.100 € | 3.100 € |
Risiken
Unvollständige Anforderungen und unkontrollierte Individualisierung
Wenn die Fit-Gap-Matrix bis Ende Woche 5 nicht verbindlich abgenommen ist oder ab Woche 9 zusätzliche Sonderwünsche ohne Bewertung in die Konfiguration aufgenommen werden, steigen Aufwand, Budget und Abnahmerisiko erheblich.
Unzureichende Stammdatenqualität und fehlerhafte Migration
Wenn bis Woche 10 keine Datenverantwortlichen für Artikel, Stücklisten, Arbeitspläne, Lieferanten, Kunden und Bestände benannt sind oder der Migrationsprobelauf in Woche 14 wesentliche Dubletten und fehlerhafte Bestände zeigt, entstehen falsche Dispositionen und Produktionsaufträge.
Fehlerhafte Produktions- und Materialbedarfsplanung
Wenn Stücklisten, Arbeitspläne, Durchlaufzeiten, Kapazitäten, Losgrößen oder Dispositionsparameter nicht anhand repräsentativer Fertigungsaufträge validiert werden, erzeugt das ERP ab dem Pilotbetrieb Fehlteile, Überbestände oder unrealistische Liefertermine.
Fehlerhafte DATEV-Schnittstelle und steuerliche Übergaben
Wenn Kontierungen, Steuerkennzeichen, Kostenstellen und Übergaberegeln bis Woche 9 nicht festgelegt sind oder die End-to-End-Abstimmung in den Wochen 20 bis 23 Differenzen zwischen ERP und DATEV zeigt, entstehen fehlerhafte Buchungen und steuerliche Nacharbeiten.
Instabile Barcode-, Geräte- und Netzwerkinfrastruktur
Wenn die Funkabdeckung, Endgeräte, Etikettendrucker oder Netzwerkanbindungen an einem der beiden Standorte im Pilotbetrieb ab Woche 16 nicht stabil funktionieren, werden Wareneingang, Kommissionierung, Inventur und Produktionsrückmeldungen unterbrochen.
Geringe Akzeptanz und Fortführung von Excel-Schattenprozessen
Wenn Schlüsselanwender verspätet eingebunden werden, die Schulungsquote bis Ende Woche 26 unter 95 Prozent liegt oder Excel-Listen nicht verbindlich abgelöst werden, bleiben Bestände und Auftragsinformationen widersprüchlich.
Fehlerhafter Bestands- und Transaktionsübergang beim Produktivstart
Wenn die Generalprobe bis Ende Woche 26 nicht vollständig erfolgreich ist oder Lagerbestände, offene Bestellungen und laufende Fertigungsaufträge beim Cutover nicht abgestimmt sind, wird der Produktions- und Materialfluss unmittelbar gestört.
Unzureichendes Berechtigungs-, Datenschutz- und Betriebskonzept
Wenn Rollen, Funktionstrennungen, Protokollierung, Datensicherung und Datenschutzprüfung nicht vor der Benutzeranlage und dem integrierten Test abgeschlossen sind, erhalten Anwender unzulässige Zugriffe oder steuerlich und datenschutzrechtlich relevante Vorgänge sind nicht ausreichend nachvollziehbar.
Engpässe bei Einführungspartner und internen Fachressourcen
Wenn Schlüsselpersonen aus Produktion, Lager, Finanzbuchhaltung oder IT wiederholt nicht verfügbar sind oder der Einführungspartner einen kritischen Meilenstein um mehr als eine Woche verfehlt, verzögern sich Konfiguration, Migration und Tests.
Budget- und Terminüberschreitung durch Zusatzaufwand
Wenn bis Woche 18 mehr als 75 Prozent der Reserve durch zusätzliche Erweiterungen, Datenbereinigung, Schnittstellenanpassungen oder Barcode-Hardware gebunden sind oder ein kritischer Meilenstein um mehr als eine Woche rutscht, wird der Go-live in neun Monaten gefährdet.
Stakeholder
Geschäftsführung und Lenkungsausschuss
Treffen Grundsatzentscheidungen zu Budget, Umfang, Zieltermin und Eskalationen
Interne Projektleitung
Steuert Termine, Abhängigkeiten, Entscheidungen, Lieferanten und Eskalationen
ERP-Anbieter und Einführungspartner
Verantworten Lösungsdesign, Konfiguration, Migration, Tests und Fehlerbehebung
IT-Leitung und Systemadministration
Entscheiden über Benutzerverwaltung, Infrastruktur, Schnittstellen, Datensicherung und technischen Betrieb
Betriebsrat, sofern vorhanden
Bewertet Auswirkungen auf Arbeitsabläufe, Leistungskontrolle und Mitarbeiterdaten
Produktionsleitung und Verantwortliche für Produktionsplanung
Definieren Fertigungsstrategien, Arbeitspläne, Kapazitätsplanung und Priorisierungslogik
Einkauf und Materialwirtschaft
Definieren Beschaffungsprozesse, Dispositionsparameter, Lieferantenstammdaten und Bestellabläufe
Lager- und Logistikleitung
Entscheidet über Lagerstruktur, Buchungslogik, Inventur, Scannerbedienung und Etiketten
Finanzbuchhaltung und DATEV-Verantwortliche
Legen Kontierungen, Übergabedaten, Steuerlogik und Abstimmungsverfahren fest
Qualitätsmanagement
Bewertet Nachvollziehbarkeit, Dokumentation, Sperrbestände und qualitätsrelevante Prozessdaten
Schlüsselanwender und Standortverantwortliche beider Standorte
Vertreten die operativen Arbeitsabläufe, testen die Lösung und sichern die spätere Akzeptanz
Datenschutzbeauftragte/r
Prüft personenbezogene Daten, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie mögliche Mitarbeiterdaten
Compliance
Datenschutzprüfung für Benutzerkonten, Mitarbeiterdaten in Produktions- und Lagerbuchungen, Protokolle und mögliche Leistungs- oder Verhaltenskontrolle nach DSGVO; erforderlichenfalls Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung
Auftragsverarbeitungsvertrag mit ERP-Anbieter und Einführungspartner sowie Prüfung von Hostingstandort, Unterauftragnehmern, Datenübermittlungen und Löschkonzept nach DSGVO
Beteiligung des Betriebsrats bei Einführung eines Systems mit möglicher Überwachung von Leistung oder Verhalten sowie bei wesentlichen Änderungen von Arbeitsabläufen, sofern ein Betriebsrat vorhanden ist
Prüfung und Freigabe der DATEV-Übergabe einschließlich Kontenplan, Steuerkennzeichen, Kostenstellen, Buchungslogik, Abstimmverfahren und dokumentierter Testfälle
Rollen- und Berechtigungskonzept mit Least-Privilege-Prinzip, Funktionstrennung zwischen Stammdatenpflege, Bestellung, Wareneingang, Buchung und Freigabe sowie regelmäßiger Rechteprüfung
Technische und organisatorische Maßnahmen für Informationssicherheit nach DSGVO, einschließlich Backups, Wiederanlauf, Zugriffsschutz, Protokollierung, Patchmanagement und Notfallverfahren für beide Standorte
Sicherstellung der qualitätsbezogenen Rückverfolgbarkeit von Material, Fertigungsaufträgen, Prüf- und Sperrbeständen sowie Dokumentation gemäß ISO 9001 oder kundenspezifischen Vorgaben, sofern zertifiziert oder vertraglich gefordert
Meilensteine
- Woche 2
Genehmigter Projektauftrag einschließlich Umfang, Ressourcen, Governance, Entscheidungswegen und verbindlichem Zieltermin
Voraussetzung: Abschluss der Projektinitiierung und Governance - Woche 5
Abgenommene Fit-Gap-Matrix mit priorisiertem Lösungs- und Erweiterungsumfang
Voraussetzung: Abgeschlossene Lösungsvalidierung und Detailanforderungen - Woche 9
Freigegebenes technisches Architektur-, Schnittstellen-, Berechtigungs- und Barcode-Konzept
Voraussetzung: Abgestimmte technische Architektur und Integrationskonzept - Woche 10
Freigegebenes Sollprozessmodell für beide Standorte einschließlich Rollen, Kontrollpunkten und Prozesskennzahlen
Voraussetzung: Abgestimmte Sollprozesse und ERP-Zielbild - Woche 14
Fachlich freigegebener Migrationsprobelauf mit dokumentierten Datenqualitäts- und Bestandsabgleichen
Voraussetzung: Stammdatenbereinigung und Datenmigration abgeschlossen - Woche 15
Nutzbare konfigurierte ERP-Testumgebung mit eingerichteten Kernprozessen, Rollen, Barcode-Funktionen und DATEV-Integration
Voraussetzung: Konfiguration, Erweiterungen und Rollen abgeschlossen - Woche 19
Erfolgreich abgeschlossener Barcode- und Produktionspilot an beiden Standorten mit dokumentierten Ausweichverfahren
Voraussetzung: Barcode-Lager und Produktionspilot abgeschlossen - Woche 23
Abgenommenes integriertes Testszenario ohne offene kritische Fehler und mit dokumentierter Fachbereichsfreigabe
Voraussetzung: Integrierte Tests und Abnahme abgeschlossen - Woche 26
Abgeschlossene Anwenderschulung und genehmigter Cutover- sowie Notfallplan nach erfolgreicher Generalprobe
Voraussetzung: Schulung, Cutover und Produktivstartvorbereitung abgeschlossen - Woche 29
Stabiler ERP-Regelbetrieb an beiden Standorten mit abgestimmten Beständen, erfolgreicher DATEV-Übergabe und übergebenem Betriebs- und Supportkonzept
Voraussetzung: Produktivstart und Stabilisierungsphase abgeschlossen
So ist dieser Plan entstanden
Dieser Plan wurde von PathHub AI aus einer einzigen Beschreibung erstellt: „Einführung eines neuen ERP-Systems in einem Maschinenbauunternehmen mit 180 Mitarbeitenden an zwei Standorten: Ablösung von Excel und einem alten Fertigungssystem, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Lager mit Barcode, DATEV-Schnittstelle, Datenmigration und Schulung. Go-live in neun Monaten.“ — ohne Unternehmenskontext. Mit deinen Abteilungen, Freigabeprozessen und Compliance-Vorgaben wird er deutlich genauer.
Passende Dokumente zum Vorhaben
Vor dem Projektplan steht meist das Lastenheft — hier das passende Beispiel mit Word-Download.
Pflichten mit Vorlauf: Daran denken viele zu spät
Diese Pflichten löst eine ERP-Einführung typischerweise aus (Beispiel Deutschland). PathHub AI plant sie mit Vorlauf ein, warnt bei zu knappem Zeitplan und zeigt unter „Regel & Nachweise“ die Regel mit Kriterien, die du abhakst und mit Nachweisen belegst. Keine Rechtsberatung.
Regel & Nachweise
Warum: Das neue System verarbeitet personenbezogene Daten von Kunden oder Beschäftigten.
- Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
- Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert
Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.
Regel & Nachweise
Warum: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag (Cloud, Wartung, Support).
Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Der Vertrag muss vor Beginn der Verarbeitung vorliegen, auch vor Tests mit echten Daten oder der Datenmigration.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
- SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
- Exit- und Portabilitätsklausel
- Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)
Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.
Regel & Nachweise
Warum: Fast jede Software protokolliert Nutzeraktionen und ist damit zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet.
Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht
Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind; die Eignung genügt. Ohne Einigung darf das System nicht eingeführt werden.
- Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
- Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
- Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
- Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)
Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.
Regel & Nachweise
Warum: Steuerrelevante Daten müssen vollständig, unveränderbar und prüfbar aufbewahrt werden, auch nach dem Systemwechsel.
Gilt: wenn das System buchhaltungs- oder steuerrelevante Daten verarbeitet (ERP, Rechnungen, Kasse)
- Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
- Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
- Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
- Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
- Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
- Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)
Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).
Häufig gestellte Fragen
Weitere Projektplan-Beispiele
Diesen Plan für dein Unternehmen anpassen
Öffne den Plan in PathHub — ohne Anmeldung. Oder beschreib dein eigenes Vorhaben und erhalte in wenigen Minuten einen vollständigen Plan.
Plan öffnen →