Lastenheft zur Einführung eines ERP-Systems für einen Maschinenbauer
Der Auftraggeber benötigt ein neues ERP-System für 180 Mitarbeitende an zwei Standorten, um Einkauf, Materialwirtschaft, Produktionsplanung und Lagerverwaltung in einem integrierten System abzubilden. Das bestehende Excel-basierte Arbeiten und das 15 Jahre alte Fertigungssystem sollen abgelöst oder übergangsweise angebunden werden; der Go-live ist spätestens bis zum 30.09.2027 vorgesehen.
1. Einleitung und Zielsetzung
Der Auftraggeber ist ein Maschinenbauunternehmen mit 180 Mitarbeitenden an zwei Standorten. Einkauf und Fertigung arbeiten derzeit überwiegend mit Excel und einem 15 Jahre alten Fertigungssystem.
Ziel ist die Einführung eines integrierten ERP-Systems für Materialwirtschaft, Einkauf, Produktionsplanung, Fertigungssteuerung und Lagerverwaltung mit Barcode-Unterstützung sowie einer DATEV-Schnittstelle.
- Ablösung manueller und mehrfacher Datenerfassung in Excel.
- Verbesserung der Materialverfügbarkeit und Bestandstransparenz.
- Durchgängige Planung und Rückmeldung von Produktionsaufträgen.
- Reduzierung von Übertragungsfehlern und Medienbrüchen.
- Zentrale und nachvollziehbare Datenbasis für beide Standorte.
- Go-live spätestens zum 30.09.2027.
2. Ist-Zustand
Einkaufs- und Fertigungsprozesse werden heute mit Excel und einem 15 Jahre alten Fertigungssystem unterstützt. Eine durchgängige Integration von Einkauf, Materialwirtschaft, Produktion, Lager und Finanzbuchhaltung ist nicht beschrieben und wird als nicht vorhanden angenommen.
Die Ablösung des Altsystems und die Übernahme relevanter Stamm- und Bewegungsdaten sind Bestandteil des Vorhabens.
- Manuelle Pflege und Abstimmung von Excel-Listen.
- Begrenzte Aktualität und Transparenz von Materialbeständen.
- Medienbrüche zwischen Einkauf, Fertigung, Lager und Buchhaltung.
- Erhöhtes Risiko von Übertragungsfehlern und redundanter Datenerfassung.
- Fehlende oder nicht ausreichende Barcode-Unterstützung im Lager (Annahme).
- Prozess- und Systemunterschiede zwischen den beiden Standorten sind zu erheben.
3. Funktionale Anforderungen
Das ERP-System muss die nachfolgend beschriebenen Kernprozesse durchgängig und standortübergreifend unterstützen. Alle Anforderungen sind im Rahmen definierter Geschäftsprozesse und Testfälle nachzuweisen.
- Priorität MUSS bezeichnet zwingende Anforderungen.
- Priorität SOLL bezeichnet Anforderungen, die im Standard oder mit vertretbarem Aufwand umzusetzen sind.
- Priorität KANN bezeichnet optionale Erweiterungen.
Stammdatenverwaltung
Das ERP-System MUSS zentrale Stammdaten für Artikel, Lieferanten, Lagerorte, Arbeitsplätze, Stücklisten und Arbeitspläne verwalten und versionieren können.
Abnahme: 20 vorgegebene Artikel-, Lieferanten- und Lagerstammsätze werden angelegt, geändert, versioniert und standortübergreifend verwendet. Pflichtfelder, Dublettenprüfung und Änderungsprotokoll funktionieren gemäß Testspezifikation.
Einkaufsabwicklung
Das ERP-System MUSS Bedarfsmeldungen, Lieferantenanfragen, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Wareneingänge und Rechnungsprüfungen unterstützen.
Abnahme: Ein definierter Einkaufsprozess von der Bedarfsmeldung bis zum Wareneingang wird mit fünf Testbestellungen vollständig durchgeführt. Bestellstatus, Liefertermine und Abweichungen sind im System nachvollziehbar.
Materialbedarfsplanung
Das ERP-System MUSS Materialbedarfe aus Beständen, offenen Bestellungen, Fertigungsaufträgen und hinterlegten Dispositionsparametern ermitteln.
Abnahme: Für drei repräsentative Fertigungsaufträge werden Bedarfe, Fehlmengen und Beschaffungsvorschläge korrekt berechnet und mit einer vorgegebenen Referenzrechnung verglichen.
Produktionsplanung
Das ERP-System MUSS Fertigungsaufträge anhand von Stücklisten, Arbeitsplänen, Terminen und verfügbaren Kapazitäten planen und umplanen können.
Abnahme: Ein Testszenario mit mindestens zehn Fertigungsaufträgen erzeugt einen plausiblen Plan mit Terminen, Arbeitsplätzen und Materialbedarf. Eine Änderung von Liefertermin oder Kapazität führt zu einer nachvollziehbaren Neuplanung.
Fertigungsaufträge und Rückmeldungen
Das ERP-System MUSS Fertigungsaufträge freigeben, sperren, terminieren und mit Mengen-, Zeit-, Ausschuss- und Statusrückmeldungen verwalten.
Abnahme: Ein Fertigungsauftrag wird angelegt, freigegeben, an drei Arbeitsgängen rückgemeldet und abgeschlossen. Gutmenge, Ausschuss, Arbeitszeit und Auftragsstatus werden korrekt gespeichert und ausgewertet.
Lagerverwaltung mit Barcode
Das ERP-System MUSS Lagerbewegungen mit Barcode-Scannern unterstützen, insbesondere Einlagerung, Umlagerung, Kommissionierung, Materialentnahme und Rückgabe.
Abnahme: Mit mindestens zwei mobilen Barcode-Geräten werden 30 Testbewegungen an beiden Standorten durchgeführt. Jede Bewegung aktualisiert Bestand, Lagerort und Zeitstempel ohne manuelle Nachbuchung.
Bestandsführung und Inventur
Das ERP-System MUSS Bestände je Artikel, Standort und Lagerort führen sowie Inventuren, Korrekturen und Bestandsauswertungen unterstützen.
Abnahme: Eine Inventur mit mindestens 50 Artikeln wird durchgeführt. Zählmengen, Differenzen, Freigaben und Korrekturbuchungen sind nachvollziehbar und ergeben den geprüften Endbestand.
Chargen- und Seriennummernverfolgung
Das ERP-System MUSS für entsprechend gekennzeichnete Materialien und Baugruppen Chargen- oder Seriennummern vom Wareneingang bis zur Verwendung in einem Fertigungsauftrag verfolgen können.
Abnahme: Für zehn Testmaterialien wird die Rückverfolgung vom Wareneingang zum Fertigungsauftrag und die Vorwärtsverfolgung vom Fertigungsauftrag zu den verwendeten Materialien erfolgreich durchgeführt.
Standortübergreifende Prozesse
Das ERP-System MUSS Bestände, Beschaffung, Fertigungsaufträge und Materialbewegungen für beide Standorte getrennt und konsolidiert abbilden.
Abnahme: Ein Testauftrag verwendet Material aus beiden Standorten. Das System weist Bestände, Verantwortlichkeiten und Bewegungen je Standort sowie in einer konsolidierten Auswertung korrekt aus.
Auswertungen und Kennzahlen
Das ERP-System MUSS Standardauswertungen zu Beständen, Fehlteilen, offenen Bestellungen, Lieferterminen, Produktionsfortschritt und Ausschuss bereitstellen.
Abnahme: Mindestens sieben definierte Standardberichte werden mit Referenzdaten erzeugt. Die Ergebnisse stimmen für mindestens 95 Prozent der geprüften Datensätze mit der Referenzauswertung überein.
DATEV-Schnittstelle
Das ERP-System MUSS buchungsrelevante Daten in einem mit der eingesetzten DATEV-Umgebung abgestimmten Format exportieren oder übertragen können.
Abnahme: Ein abgestimmter Testdatenbestand mit mindestens 100 Buchungssätzen wird an DATEV übertragen oder importiert. Buchungsschlüssel, Konten, Kostenstellen, Beträge und Belegnummern werden ohne Fehler übernommen.
Berechtigungen und Änderungsnachweis
Das ERP-System MUSS rollenbasierte Berechtigungen für Einkauf, Lager, Fertigung, Disposition, Administration und Auswertung unterstützen und relevante Änderungen protokollieren.
Abnahme: Für mindestens sechs Rollen werden Berechtigungsprofile eingerichtet. Unberechtigte Funktionen sind nicht ausführbar; Änderungen an zehn Testdatensätzen enthalten Benutzer, Zeitpunkt und vorherigen sowie neuen Wert.
Datenmigration
Das ERP-System MUSS die Übernahme vereinbarter Stamm- und Bewegungsdaten aus Excel und dem bestehenden Fertigungssystem unterstützen.
Abnahme: Eine Probemigration und eine Produktivmigration werden durchgeführt. Für den vereinbarten Datenumfang stimmen Datensatzanzahl, Pflichtfelder, Bestände und ausgewählte Referenzen zu mindestens 99 Prozent mit den freigegebenen Quelldaten überein.
Dokumenten- und Belegzuordnung
Das ERP-System SOLL Dokumente wie Bestellungen, Lieferpapiere, Prüfunterlagen und Fertigungsdokumente den relevanten Geschäftsobjekten zuordnen können.
Abnahme: Zu fünf Bestellungen und fünf Fertigungsaufträgen werden Dokumente hochgeladen, angezeigt, berechtigungsgesteuert abgerufen und über die jeweilige Objekt-ID wiedergefunden.
4. Nicht-funktionale Anforderungen
Das ERP-System muss für den täglichen Betrieb an zwei Standorten geeignet sein und eine sichere, performante sowie wartbare Nutzung ermöglichen. Die nachfolgenden Werte bilden die Zielwerte für Ausschreibung, Implementierung und Abnahme.
- Die Anforderungen gelten für Standardprozesse und die vereinbarte Systemkonfiguration.
- Abweichungen von Zielwerten sind vor der Abnahme schriftlich zu vereinbaren.
Performance
Das ERP-System MUSS bei 60 gleichzeitig angemeldeten Nutzern (Annahme) mindestens 95 Prozent der Standardtransaktionen innerhalb von drei Sekunden verarbeiten. Standardberichte dürfen bei der vereinbarten Datenmenge höchstens zehn Sekunden benötigen.
Abnahme: Ein dokumentierter Lasttest mit 60 gleichzeitigen Nutzern, repräsentativen Stammdaten und mindestens 100.000 Bewegungsdatensätzen erreicht die genannten Antwortzeiten.
Verfügbarkeit
Das ERP-System MUSS während der vereinbarten Betriebszeiten eine monatliche Verfügbarkeit von mindestens 99,5 Prozent erreichen. Geplante Wartungsfenster sind ausgenommen und müssen mindestens fünf Arbeitstage vorher angekündigt werden.
Abnahme: Der Anbieter weist die Verfügbarkeit für drei aufeinanderfolgende Betriebsmonate anhand von Monitoringprotokollen nach. Ungeplante Ausfallzeiten werden einschließlich Ursache und Dauer dokumentiert.
Sicherheit und Zugriffsschutz
Das ERP-System MUSS rollenbasierte Zugriffskontrollen, verschlüsselte Datenübertragung, sichere Passwortregeln, Mehrfaktor-Authentifizierung für Administrations- und Fernzugriffe sowie ein revisionsfähiges Protokoll sicherheitsrelevanter Ereignisse unterstützen.
Abnahme: Ein Rechte- und Sicherheitstest weist nach, dass mindestens zehn unberechtigte Zugriffsversuche verhindert und protokolliert werden. Ein Sicherheitsbericht enthält keine ungeklärten kritischen Schwachstellen.
Bedienbarkeit
Die Benutzeroberfläche MUSS die definierten Standardprozesse ohne unnötige Medienbrüche unterstützen und für die Barcode-Bedienung an mobilen Geräten geeignet sein.
Abnahme: Mindestens 90 Prozent von zehn repräsentativen Anwendern führen jeweils zehn definierte Aufgaben ohne direkte Hilfe erfolgreich durch. Fehler und Bearbeitungszeiten werden dokumentiert.
Datensicherung und Wiederanlauf
Das System MUSS automatisierte Sicherungen und ein dokumentiertes Wiederherstellungsverfahren bereitstellen. Ein Wiederanlauf innerhalb von acht Stunden und ein maximaler Datenverlust von 24 Stunden gelten als Zielwerte (Annahme).
Abnahme: Ein Wiederherstellungstest stellt Datenbank und Anwendung aus einer Sicherung innerhalb von acht Stunden wieder her. Die wiederhergestellten Daten sind vollständig nutzbar und entsprechen höchstens 24 Stunden dem zulässigen Datenverlust.
Betrieb und Support
Der Anbieter MUSS Monitoring, Störungsannahme, Fehlerklassifizierung, Wartung und Support für das produktive System bereitstellen. Eine Reaktion innerhalb von einer Stunde bei kritischen Störungen und vier Stunden bei hohen Störungen wird als Zielwert angenommen.
Abnahme: Vor dem Go-live liegen Betriebs-, Eskalations- und Supportprozesse mit Ansprechpartnern und Servicezeiten vor. Ein Testsupportfall der höchsten Priorität wird innerhalb des vereinbarten Zielwerts angenommen, klassifiziert und eskaliert.
Skalierbarkeit und Wartbarkeit
Das ERP-System MUSS eine Erhöhung der Nutzerzahl und des Datenvolumens um mindestens 20 Prozent gegenüber dem initialen Mengengerüst ohne grundlegende Systemablösung ermöglichen.
Abnahme: Der Anbieter dokumentiert die technische Erweiterung auf mindestens 144 benannte Nutzer und 120 gleichzeitige Sitzungen (Annahme) einschließlich erforderlicher Lizenzen, Ressourcen und Konfigurationsschritte.
5. Schnittstellen und Datenmigration
Die DATEV-Schnittstelle ist eine verbindliche externe Schnittstelle. Excel-Dateien und das bestehende 15 Jahre alte Fertigungssystem sind als Quellen für Datenmigration und, sofern erforderlich, für eine befristete Übergangs- oder Leselösung zu berücksichtigen.
Weitere Schnittstellen, beispielsweise zu Scannerhardware, Etikettendruckern, CAD/PDM, Zeiterfassung oder Maschinen, sind derzeit nicht beschrieben und müssen im Anforderungsworkshop bewertet werden.
- DATEV: Übergabe der abgestimmten Buchungs- und Belegdaten im vereinbarten Format.
- Bestehendes Fertigungssystem: Übernahme relevanter Artikel-, Stücklisten-, Arbeitsplan-, Auftrags- und Bewegungsdaten nach Freigabe.
- Excel: Übernahme freigegebener Listen nach Bereinigung, Dublettenprüfung und Mapping.
- Barcode-Geräte und Etikettendrucker: technische Prüfung und Integration für beide Standorte.
- Migration in mindestens einer Probephase und einer Produktivphase.
- Abgleich von Datensatzanzahl, Pflichtfeldern, Beständen und Summen vor der Produktivsetzung.
- Archivierung nicht migrierter Altinformationen gemäß gesetzlichen und betrieblichen Aufbewahrungsfristen.
6. Rahmenbedingungen
Die Einführung und der Betrieb müssen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes und der einschlägigen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen. Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte Zwecke und mit den erforderlichen Zugriffs- und Löschkonzepten verarbeitet werden.
Sofern der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, ist vor Produktivbetrieb ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Das Hosting innerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums wird als Zielvorgabe angenommen.
- Durchführung einer Datenschutzprüfung einschließlich Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und gegebenenfalls Datenschutz-Folgenabschätzung.
- Festlegung von Rollen, Berechtigungen, Löschfristen, Aufbewahrungsfristen und Auskunftsprozessen.
- Nachweis geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen, insbesondere Verschlüsselung, Zugriffsschutz, Protokollierung, Backup und Notfallvorsorge.
- Meldung und Bearbeitung von Sicherheits- und Datenschutzvorfällen nach einem abgestimmten Verfahren.
- Prüfung der Unterauftragnehmer, Hostingstandorte und Datenübermittlungen in Drittstaaten.
- Der Betriebsrat ist frühzeitig zu beteiligen. Kann das ERP-System Leistung oder Verhalten von Beschäftigten überwachen, insbesondere durch individuelle Zeit-, Mengen-, Status- oder Produktivitätsauswertungen, ist die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG vor Einführung und Nutzung zu klären.
- Das System darf keine personenbezogene Leistungs- oder Verhaltensüberwachung ermöglichen, sofern hierfür keine abgestimmte Rechtsgrundlage und gegebenenfalls Betriebsvereinbarung vorliegt.
- Hosting in der EU beziehungsweise im EWR ist eine Zielvorgabe (Annahme).
7. Mengengerüst
Das Unternehmen beschäftigt 180 Mitarbeitende an zwei Standorten. Die genaue Zahl der ERP-Anwender, die Rollenverteilung und das Datenvolumen sind noch zu erheben.
Für die Planung werden zunächst 120 benannte ERP-Nutzer und 60 gleichzeitig arbeitende Nutzer angenommen. Eine Skalierung auf 144 benannte Nutzer und 120 gleichzeitige Sitzungen wird als Ausbaureserve angenommen.
- Mitarbeitende insgesamt: 180.
- Standorte: 2.
- Benannte ERP-Nutzer initial: 120 (Annahme).
- Gleichzeitige ERP-Nutzer im Regelbetrieb: 60 (Annahme).
- Rollen: Einkauf, Disposition, Lager, Fertigung, Produktionsplanung, Administration, Management und Buchhaltung (Annahme).
- Artikelstammdaten: 20.000 Datensätze (Annahme).
- Fertigungs- und Lagerbewegungen: 100.000 Datensätze für die initiale Performancemessung (Annahme).
- Zu migrierender Zeitraum: fünf Jahre Bewegungsdaten und vollständige aktive Stammdaten (Annahme).
8. Lieferumfang
Der Lieferumfang umfasst die Auswahl, Konfiguration, Einführung und Inbetriebnahme des ERP-Systems einschließlich Datenmigration, Schnittstellen, Schulung, Dokumentation und Anlaufunterstützung.
Der Auftragnehmer muss die Einführung so planen, dass die definierten Geschäftsprozesse an beiden Standorten vor dem Go-live getestet und freigegeben sind.
- Projektinitialisierung, Detailkonzeption und abgestimmter Projektplan.
- Systemkonfiguration für Einkauf, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Fertigung, Lager und Auswertungen.
- Einrichtung der DATEV-Schnittstelle und technischer Anbindung der Barcode-Komponenten.
- Datenbereinigung, Mapping, Probe- und Produktivmigration.
- Testkonzept, Testfälle, Fehlerbearbeitung und Nachweis der Abnahmekriterien.
- Schulung von Key Usern, Administratoren und Endanwendern einschließlich Schulungsunterlagen.
- Dokumentation der Prozesse, Rollen, Schnittstellen, Systemkonfiguration und Betriebsverfahren.
- Go-live-Unterstützung und Hypercare-Phase von mindestens vier Wochen (Annahme).
- Übergabe der Betriebs- und Supportdokumentation.
9. Zeitrahmen und Budgetrahmen
Der produktive Go-live muss spätestens zum 30.09.2027 erfolgen. Die nachfolgende Phasengliederung ist eine Planungsannahme und wird nach Auftragserteilung mit dem Auftragnehmer verbindlich terminiert.
Für Lizenzen, Implementierung, Migration, Schnittstellen, Schulung und Einführung wird ein einmaliger Budgetrahmen von 350.000 bis 550.000 Euro netto angenommen. Laufende Betriebs-, Lizenz- und Supportkosten von 60.000 bis 100.000 Euro netto pro Jahr werden als Annahme angesetzt.
- Q4 2026: Anforderungsworkshops, Marktsondierung und Ausschreibung (Annahme).
- Q1 2027: Auswahl, Vertragsabschluss und Detailkonzeption (Annahme).
- Q2 2027: Konfiguration, Schnittstellenentwicklung, Datenbereinigung und erste Migration (Annahme).
- Q3 2027: Integrationstest, Anwenderschulung, Produktivmigration, Pilotbetrieb und Go-live bis 30.09.2027.
- Budgetfreigabe erfolgt nach Bewertung der Anbieterangebote und der endgültigen Lizenz- und Betriebsmodelle.
- Kosten für zusätzliche Schnittstellen, Sonderentwicklungen, Hardware und Datenbereinigung sind separat auszuweisen.
10. Abnahme
Die Abnahme erfolgt nach erfolgreichem Abschluss der vereinbarten Funktions-, Integrations-, Migrations-, Sicherheits- und Performancetests. Die Abnahme wird durch den Auftraggeber nach Vorlage der vollständigen Nachweise und Dokumentation schriftlich erklärt.
Ein Go-live darf erst erfolgen, wenn keine offenen kritischen Fehler bestehen und die Betriebsbereitschaft für beide Standorte nachgewiesen ist.
- Abnahme der funktionalen Anforderungen F-01 bis F-13 anhand freigegebener Testfälle.
- Abnahme der vereinbarten optionalen Anforderungen, sofern sie beauftragt wurden.
- Nachweis der nicht-funktionalen Anforderungen N-01 bis N-07.
- Erfolgreiche DATEV-Integration mit abgestimmten Testbuchungen.
- Erfolgreiche Probe- und Produktivmigration mit dokumentierter Datenqualität.
- Nachweis der Rollen, Berechtigungen, Protokollierung und Datenschutzmaßnahmen.
- Abschluss der Schulungen für Key User, Administratoren und betroffene Endanwender.
- Übergabe von System-, Prozess-, Betriebs- und Supportdokumentation.
- Offene Mängel werden nach Kritikalität klassifiziert. Kritische Mängel verhindern die Abnahme; nicht kritische Mängel benötigen einen verbindlichen Behebungsplan.
Vor der Verwendung klären
Diese Punkte und Annahmen sind im Beispiel offen — in deinem Vorhaben musst du sie festlegen.
- Wie heißen die beiden Standorte, und welche organisatorischen oder prozessualen Unterschiede bestehen zwischen ihnen?
- Wie viele Mitarbeitende benötigen tatsächlich einen ERP-Zugang, welche Rollen gibt es und wie viele gleichzeitige Nutzer sind zu Spitzenzeiten zu erwarten?
- Welche Version und welcher Funktionsumfang des bestehenden 15 Jahre alten Fertigungssystems sowie welche Excel-Dateien sollen abgelöst, angebunden oder archiviert werden?
- Welche Stamm- und Bewegungsdaten, Datenmengen und Aufbewahrungszeiträume sollen migriert werden, und in welcher Qualität liegen die Daten vor?
- Welche Anforderungen bestehen an Stücklisten, Arbeitspläne, Kapazitätsplanung, Rückmeldungen sowie Chargen- und Seriennummern im Maschinenbau?
- Welche DATEV-Produkte, Versionen, Kontenrahmen, Buchungsarten und Übertragungsrichtungen müssen unterstützt werden?
- Soll das System in der Cloud, im eigenen Rechenzentrum oder in einem Rechenzentrum des Anbieters betrieben werden, und welche Datenschutz- und Betriebsratsvorgaben gelten bereits?
- Welche Budgetobergrenze, welche laufenden Kosten und welche konkreten Abnahmetermine sind durch die Geschäftsführung freigegeben?