Projektplan für eine SAP-S/4HANA-Einführung
Der Wechsel von SAP ECC auf S/4HANA ist mehr als ein technisches Upgrade: Eigenentwicklungen müssen bereinigt, Prozesse geprüft, Testzyklen geplant und Anwender geschult werden. Dieser Plan zeigt eine Brownfield-Conversion für ein Industrieunternehmen mit 900 Mitarbeitenden und den Modulen FI/CO, MM, SD und PP.
Ohne Anmeldung · öffnet sofort · 53 Wochen · 14 Phasen · 122 Aufgaben · Budget ca. 2.512.000 €
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SAP-S/4HANA-Brownfield-Conversion eines industriellen ERP-Kernsystems
Das Projekt umfasst den Umstieg von SAP ECC auf SAP S/4HANA im Brownfield-Ansatz für ein industrielles Unternehmen. Im Fokus stehen die Kernprozesse in FI/CO, MM, SD und PP sowie die Bereinigung kundeneigener Entwicklungen, Daten- und Stammdatenqualität, Schnittstellen und technische Konversionsfähigkeit. Zusätzlich sind umfangreiche Test-, Schulungs- und Change-Management-Aktivitäten erforderlich, um den produktiven Betrieb zum Geschäftsjahreswechsel sicherzustellen. Nach der Produktivsetzung wird eine Hypercare-Phase zur Stabilisierung und Übergabe in den Regelbetrieb durchgeführt.
Phasen
Phase 1: Projektmobilisierung und Governance
Diese Phase schafft die verbindliche organisatorische und fachliche Grundlage für die Brownfield-Conversion. Entscheidungswege, Verantwortlichkeiten, Abnahmekriterien und die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen, IT und Implementierungspartner werden festgelegt.
Phase 2: System- und Readiness-Assessment
Das bestehende SAP-ECC-System wird technisch, funktional und organisatorisch auf die S/4HANA-Konvertierbarkeit untersucht. Kritische Abweichungen, Add-ons, Datenprobleme, Berechtigungsdefizite und technische Vorbedingungen werden in einem belastbaren Maßnahmenkatalog erfasst.
Phase 3: Zielbild, Fit-to-Standard und Scope-Festlegung
Die fachlichen Zielprozesse und der verbindliche Konversionsumfang werden festgelegt. Dabei werden bestehende Sonderprozesse hinterfragt, nicht mehr benötigte Funktionen aus dem Scope genommen und die Abhängigkeiten innerhalb der FI/CO-, MM-, SD- und PP-Prozesskette bewertet.
Phase 4: Analyse und Bereinigung kundeneigener Entwicklungen
Kundeneigene Programme und Erweiterungen werden auf technische S/4HANA-Tauglichkeit, fachliche Notwendigkeit und Nutzung geprüft. Kritische Eigenentwicklungen werden angepasst und getestet, während obsolete Programme, Reports und Transaktionen kontrolliert stillgelegt werden.
Phase 5: Datenqualität, Stammdaten und Migrationsvorbereitung
Die fachliche Qualität der Stamm- und Bewegungsdaten wird hergestellt und die Übernahme in die S/4HANA-Strukturen vorbereitet. Besonders kritisch sind Geschäftspartner, Materialien, Bestände, offene Posten, Anlagen, Produktionsstammdaten sowie die Abstimmung der Eröffnungswerte.
Phase 6: Technische Zielarchitektur und Conversion-Planung
Die technische Zielarchitektur, das Betriebsmodell und der Ablauf der Systemkonversion werden verbindlich geplant. Dabei werden Systemkopien, Transportwege, Ausfallfenster, Backup- und Rückfallverfahren sowie Performance- und Betriebsanforderungen berücksichtigt.
Phase 7: Schnittstellen- und Erweiterungsanpassung
Alle geschäftskritischen Integrationen werden auf S/4HANA-kompatible Datenstrukturen, Nachrichtenformate und Betriebsverfahren angepasst. Der Schwerpunkt liegt auf EDI, Banken, MES, Lager, Logistik, Steuerlösungen und der sicheren Verarbeitung von Fehlern und Wiederholungen.
Phase 8: Sandbox-/Mock-Conversion und technische Erprobung
Eine erste vollständige Konversion in einer Sandbox- oder Mock-Umgebung liefert belastbare Erkenntnisse zu Laufzeiten, technischen Fehlern, Datenabweichungen und Nacharbeiten. Die Ergebnisse werden genutzt, um die produktive Konversion und das Cutover-Verfahren zu präzisieren.
Phase 9: Integrations-, Modul- und Regressionstests
Die technische und fachliche Funktionsfähigkeit der konvertierten Lösung wird in mehreren Teststufen nachgewiesen. Im Mittelpunkt stehen die durchgängigen Prozessketten zwischen FI/CO, MM, SD und PP sowie die korrekte Verarbeitung von Schnittstellen, Folgebelegen, Berechtigungen und Abschlussprozessen.
Phase 10: Anwenderakzeptanztest und Abnahme
Key User und Fachbereiche prüfen die produktionsrelevanten Prozesse anhand realitätsnaher Geschäftsszenarien. Die Abnahme umfasst insbesondere Finanzabschlussfähigkeit, Datenabstimmungen, Standortanforderungen, integrierte Prozessketten und die formale Freigabe der Lösung.
Phase 11: Change-Management und rollenbasierte Schulung
Die betroffenen Mitarbeitenden werden auf neue Oberflächen, Transaktionen, Prozessschritte, Rollen und Verantwortlichkeiten vorbereitet. Die Schulung wird rollen- und standortbezogen aufgebaut, zunächst für Key User und anschließend für die rund 900 Mitarbeitenden in den betroffenen Arbeitsbereichen.
Phase 12: Cutover-, Abschluss- und Go-live-Vorbereitung
Der produktive Übergang zum Geschäftsjahreswechsel wird in allen fachlichen, technischen und organisatorischen Details vorbereitet. Das Cutover-Verfahren umfasst Abschluss- und Eröffnungsarbeiten, Datenabstimmungen, technische Konversion, Schnittstellenaktivierung, Bereitschaftsdienste und Notfallmaßnahmen.
Phase 13: Produktivsetzung zum Geschäftsjahreswechsel
Die finale ECC-zu-S/4HANA-Konversion und die fachliche Eröffnung des neuen Geschäftsjahres werden kontrolliert durchgeführt. Nach technischen und fachlichen Prüfungen wird der Produktivbetrieb für die 900 Mitarbeitenden und die angeschlossenen Systeme freigegeben.
Phase 14: Hypercare und Stabilisierung
In der Hypercare-Phase werden produktive Fehler, Datenabweichungen, Performanceprobleme und Anwenderfragen mit erhöhter Priorität bearbeitet. Nach der Stabilisierung werden offene Punkte abgeschlossen und die Verantwortung in den Regelbetrieb übergeben.
Timeline
Budget
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Externe Programmsteuerung und PMO-Unterstützung | 120 Personentage | 1.000 € | 120.000 € |
| S/4HANA-Solution-Architektur und Conversion-Leitung | 140 Personentage | 1.250 € | 175.000 € |
| Modulberatung FI/CO, MM, SD und PP | 320 Personentage | 1.100 € | 352.000 € |
| Analyse und Bereinigung kundeneigener ABAP-Entwicklungen | 260 Personentage | 850 € | 221.000 € |
| Datenmigration und Stammdatenbereinigung | 120 Personentage | 950 € | 114.000 € |
| Anpassung von EDI-, Banken-, MES-, Lager- und Logistikschnittstellen | 150 Personentage | 1.050 € | 157.500 € |
| SAP-Basis, technische Conversion und Performanceoptimierung | 100 Personentage | 1.105 € | 110.500 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Teststrategie, Testplanung und Qualitätssicherung | 80 Personentage | 950 € | 76.000 € |
| Unterstützung für Integrations-, End-to-End- und Regressionstests | 100 Personentage | 900 € | 90.000 € |
| Finanzielle Abstimmungen, Eröffnungsbestände und prüfungsrelevante Testnachweise | 50 Personentage | 950 € | 47.500 € |
| Change-Management, Kommunikation und Akzeptanzmaßnahmen | 60 Personentage | 900 € | 54.000 € |
| Rollenbasierte Schulung inklusive Trainingsunterlagen und Key-User-Befähigung | 1 Pauschal | 122.500 € | 122.500 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Cutover-Planung, Probeläufe und detailliertes Runbook | 60 Personentage | 1.000 € | 60.000 € |
| Go-live-Steuerung und technische Unterstützung zum Geschäftsjahreswechsel | 80 Personentage | 1.100 € | 88.000 € |
| Fachliche Hypercare-Unterstützung für FI/CO, MM, SD und PP | 170 Personentage | 1.000 € | 170.000 € |
| Hypercare-Bereitschaft für SAP-Basis und Schnittstellen | 40 Personentage | 1.100 € | 44.000 € |
| Betriebsübergabe, Supportdokumentation und Abschlussnachweise | 1 Pauschal | 8.000 € | 8.000 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Tools für Readiness Assessment, Codeanalyse und Testmanagement | 1 Pauschal | 55.000 € | 55.000 € |
| Nicht-Produktivsysteme, Systemkopien und temporäres Hosting | 12 Monat | 12.000 € | 144.000 € |
| Performance-, Lasttest- und Monitoring-Werkzeuge | 1 Pauschal | 35.000 € | 35.000 € |
| Zusätzliche Backup-, Hochverfügbarkeits- und Cutover-Kapazität | 1 Pauschal | 36.000 € | 36.000 € |
| Position | Menge | Einzelpreis | Gesamt |
|---|---|---|---|
| Prozessverantwortliche und Key User für FI/CO, MM, SD und PP | 220 Personentage | 600 € | 132.000 € |
| Internes SAP-Basis- und Infrastrukturteam | 100 Personentage | 700 € | 70.000 € |
| Interne Daten-, Compliance- und Datenschutzverantwortung | 50 Personentage | 600 € | 30.000 € |
Risiken
Nicht kompatible kundeneigene Entwicklungen und Add-ons
Wenn bis zum Abschluss des Readiness-Assessments in Woche 8 nicht alle kundeneigenen Programme, Erweiterungen und Add-ons inventarisiert sowie auf S/4HANA-Simplification-Items und unterstützte Erweiterungstechniken geprüft sind, können veraltete Transaktionen, Schnittstellen oder Eigenentwicklungen nach der Conversion ausfallen.
Fehlerhafte Stammdaten- und Geschäftspartnerkonversion
Wenn der Mock-Migrationsdatensatz in Woche 17 doppelte oder unvollständige Geschäftspartner-, Material-, Lieferanten-, Kunden-, Stücklisten- oder Organisationsdaten enthält, können Einkauf, Vertrieb, Produktion, Bestandsführung und Finanzbuchhaltung fehlerhafte Folgebelege erzeugen.
Abweichungen bei Eröffnungsbeständen und Finanzabstimmungen
Wenn Hauptbuch, Nebenbücher, offene Posten, Anlagen, Bestände, Kostenstellen und Ergebnisobjekte nach der Mock-Conversion in Woche 27 nicht vollständig mit dem ECC-Ausgangssystem abgestimmt sind, kann der Jahresabschluss oder die steuerliche Nachvollziehbarkeit beeinträchtigt werden.
Überlastung des Cutover-Fensters zum Geschäftsjahreswechsel
Wenn der Cutover-Probefall in Woche 44 das verfügbare Ausfallfenster überschreitet oder Abschluss, Datenübernahme, technische Conversion und Schnittstellenfreigabe nicht vollständig voneinander abhängig geplant sind, kann der Produktions-, Liefer- und Rechnungsbetrieb zum neuen Geschäftsjahr unterbrochen werden.
Fehler in EDI-, Bank-, MES-, Lager- und Logistikschnittstellen
Wenn bis zum Ende der Integrations- und Regressionstests in Woche 35 nicht alle kritischen Schnittstellen mit realitätsnahen End-to-End-Szenarien geprüft wurden, können Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Zahlungsdateien, Produktionsrückmeldungen oder Lagerbewegungen verloren gehen oder doppelt verarbeitet werden.
Regressionen in der integrierten FI/CO-MM-SD-PP-Prozesskette
Wenn Änderungen an Preisfindung, Verfügbarkeitsprüfung, Materialbewertung, MRP, Fertigungsaufträgen oder Faktura bis Woche 35 nicht durchgängig getestet sind, können fachliche Folgefehler über mehrere Module hinweg entstehen.
Unzureichende technische Performance und Konversionsstabilität
Wenn die Mock-Conversion in Woche 27, MRP-Läufe, Massendatenverarbeitung oder Abschlussjobs die vereinbarten Laufzeit- und Kapazitätsgrenzen überschreiten, können Produktion, Disposition und Monats- beziehungsweise Jahresabschluss nach dem Go-live verzögert werden.
Unvollständiges Berechtigungs- und Funktionstrennungsmodell
Wenn Fiori-, SAP-GUI-, Batch- und Administrationsrollen bis zum UAT-Abschluss in Woche 41 nicht fachlich freigegeben und auf kritische Funktionstrennung geprüft sind, können Benutzer arbeitsunfähig werden oder unzulässige Buchungs- und Freigabekombinationen erhalten.
Fehlende Verfügbarkeit von Fachbereichen und Key Usern
Wenn die benannten Key User während der Integrations- und UAT-Phasen in den Wochen 28 bis 41 wegen Jahresabschluss, Tagesgeschäft oder Produktionsspitzen nicht ausreichend verfügbar sind, verzögern sich Fehlerklärung, Abnahmen und Schulungsfreigaben.
Unzureichende Anwenderbefähigung und Akzeptanz
Wenn bis Woche 42 nicht mindestens die kritischen Rollen geschult sind oder die Key User die neuen Fiori-Oberflächen, Prozessänderungen und Verantwortlichkeiten nicht sicher beherrschen, können nach dem Go-live Fehlbuchungen, Umgehungslösungen und ein überlasteter Support entstehen.
Unkontrollierte Scope-Ausweitung und Budgetüberschreitung
Wenn nach der Scope-Freigabe in Woche 12 zusätzliche Prozessoptimierungen, Sonderberichte oder nicht zwingende Eigenentwicklungen ohne formale Bewertung aufgenommen werden, können Testaufwand, Terminplan und das Budget von 3.000.000 EUR überschritten werden.
Abhängigkeit von externen Partnern und kritischen Lieferanten
Wenn SAP-Implementierungspartner, Hosting-, EDI-, Bank-, MES- oder Logistikdienstleister ihre Ressourcen oder Testfreigaben nicht bis zu den Meilensteinen der Wochen 21, 35 und 44 bereitstellen, können Schnittstellenabnahme und Go-live gefährdet werden.
Stakeholder
Geschäftsführung und Lenkungsausschuss
Treffen Eskalations-, Budget-, Scope- und Go-live-Entscheidungen
CFO beziehungsweise Finanzsponsor
Verantwortet fachliche Zielsetzung, Abschlussfähigkeit und finanzielle Abnahme
CIO beziehungsweise IT-Sponsor
Entscheidet über technische Zielarchitektur, Betriebsmodell und IT-Ressourcen
Gesamtprojektleitung
Steuert Termine, Abhängigkeiten, Risiken, Budget und Entscheidungsprozesse
SAP-Implementierungspartner
Bringt Konversions-, Modul- und Branchenexpertise ein und verantwortet wesentliche Umsetzungsleistungen
SAP-Basis- und Infrastrukturteam
Verantwortet Systemkopien, Konversion, Transporte, Performance, Verfügbarkeit und technische Betriebsübergabe
Testmanagement und Qualitätssicherung
Definieren Teststrategie, Nachweisführung, Fehlerpriorisierung und Abnahmekriterien
Prozessverantwortliche FI/CO
Entscheiden über Finanzprozesse, Kostenrechnung, Abschluss, Abstimmungen und fachliche Abnahme
Prozessverantwortliche MM
Entscheiden über Beschaffung, Bestandsführung, Bewertung und Materialstammdaten
Prozessverantwortliche SD
Entscheiden über Auftrag, Lieferung, Faktura, Preisfindung und Kundenprozesse
Prozessverantwortliche PP und Produktionsorganisation
Bewerten Produktionsplanung, Fertigungsaufträge, Materialbedarfsplanung und Werksabläufe
ABAP- und Entwicklungsteam
Analysiert und bearbeitet kundeneigene Entwicklungen, Erweiterungen und Eigenprogramme
Datenmigrations- und Stammdatenverantwortliche
Entscheiden über Bereinigungsregeln, Datenverantwortung, Abstimmungen und Übernahmekriterien
Integrations-, EDI- und Produktionssystemverantwortliche
Sichern die Kommunikation mit Banken, Kunden, Lieferanten, MES-, Lager- und Logistiksystemen
Interne Revision, Steuern und Compliance
Prüfen Nachvollziehbarkeit, Berechtigungstrennung, Abschlussfähigkeit und Prüfungsanforderungen
Datenschutzbeauftragte/r
Bewertet datenschutzrelevante Rollen, Protokollierungen, personenbezogene Daten und Schulungsinhalte
Betriebsrat, sofern vorhanden
Ist bei mitbestimmungspflichtigen Änderungen an Arbeitsabläufen, Überwachung und Rollen einzubeziehen
Key User und Standortvertretungen
Führen fachliche Tests durch, validieren Prozessänderungen und unterstützen Schulung sowie Akzeptanz
Compliance
Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung steuerlich relevanter Buchungen, Belege und Protokolle gemäß HGB, AO und GoBD einschließlich dokumentierter Abstimmung von ECC-Ausgangsdaten und S/4HANA-Eröffnungsdaten
Prüfung der korrekten Verarbeitung von Umsatzsteuer, Steuerkennzeichen, Rechnungen, Gutschriften, offenen Posten und steuerrelevanten Schnittstellen vor der fachlichen Abnahme
Abschluss und Prüfung erforderlicher Auftragsverarbeitungs- und Datenschutzvereinbarungen mit SAP-, Hosting-, Implementierungs-, EDI- und sonstigen Dienstleistern einschließlich Regelungen zu Unterauftragnehmern und Datenübermittlungen
Einführung und dokumentierte Prüfung eines rollenbasierten Berechtigungsmodells mit Funktionstrennung, Genehmigungsworkflow, privilegierten Notfallbenutzern und revisionsfähiger Protokollierung
Beteiligung des Betriebsrats bei mitbestimmungspflichtigen Änderungen an Arbeitsabläufen, Benutzerrollen, technischen Überwachungseinrichtungen und Leistungs- oder Verhaltenskontrollen, sofern ein Betriebsrat besteht
Nachweis eines freigegebenen Backup-, Wiederanlauf-, Notfall- und Rückfallverfahrens einschließlich Wiederherstellungstest vor dem Go-live und dokumentierter Betriebsübergabe
Meilensteine
- Woche 3
Genehmigter Projektauftrag mit Governance-Modell, RACI-Matrix, integriertem Terminplan und verabschiedeten Abnahmekriterien
Voraussetzung: Phase 1 - Woche 8
Abgenommenes Readiness-Assessment mit priorisiertem Maßnahmenkatalog und bestätigter technischer Konversionsfähigkeit beziehungsweise dokumentierten Vorbedingungen
Voraussetzung: Phase 2 - Woche 12
Genehmigtes fachliches Zielbild mit verbindlichem Scope, dokumentierten Fit-to-Standard-Entscheidungen und freigegebenem Anforderungs-Backlog
Voraussetzung: Phase 3 - Woche 16
Genehmigte technische Zielarchitektur und freigegebener Conversion-Plan einschließlich Ausfallfenster und Rückfallverfahren
Voraussetzung: Phase 6 - Woche 17
Freigegebene Datenqualitätsregeln und geprüfter Mock-Migrationsdatensatz mit definierten Abstimmungs- und Übernahmekriterien
Voraussetzung: Phase 5 - Woche 18
Abgenommener Eigenentwicklungs-Katalog mit bereinigtem Codebestand, freigegebenen Anpassungen, dokumentierten Stilllegungen und bestandenen Komponententests
Voraussetzung: Phase 4 - Woche 21
Technisch angepasste und in einer kontrollierten Umgebung erreichbare Schnittstellen mit freigegebenem Integrations-Testkatalog
Voraussetzung: Phase 7 - Woche 27
Erfolgreich abgeschlossene Mock-Conversion mit dokumentierten Laufzeiten, abgestimmten Daten und geschlossenem beziehungsweise priorisiertem Fehlerbestand
Voraussetzung: Phase 8 - Woche 35
Abgeschlossene Integrations- und Regressionstests mit erfüllten Eintrittskriterien für den Anwenderakzeptanztest und dokumentiertem Restfehlerbestand
Voraussetzung: Phase 9 - Woche 41
Formale fachliche Abnahme der produktionsrelevanten Prozesse durch die Prozessverantwortlichen und Freigabe für die finale Go-live-Vorbereitung
Voraussetzung: Phase 10 - Woche 42
Abgeschlossene Key-User- und Endanwenderschulungen mit dokumentierter Teilnahme, freigegebenen Arbeitsunterlagen und ausreichendem Befähigungsgrad
Voraussetzung: Phase 11 - Woche 46
Erteilte Go-live-Freigabe mit abgeschlossenem Cutover-Probefall, abgestimmtem Jahreswechselverfahren und besetzter Hypercare-Organisation
Voraussetzung: Phase 12 - Woche 47
Freigegebener S/4HANA-Produktivbetrieb mit abgestimmten Eröffnungsdaten, erfolgreichen Smoke-Tests und aktivierter Hypercare-Bereitschaft
Voraussetzung: Phase 13 - Woche 53
Stabiler Regelbetrieb mit geschlossenem kritischem Fehlerbestand, abgeschlossener Betriebsübergabe und genehmigtem Projektabschlussbericht
Voraussetzung: Phase 14
So ist dieser Plan entstanden
Dieser Plan wurde von PathHub AI aus einer einzigen Beschreibung erstellt: „Umstieg von SAP ECC auf SAP S/4HANA (Brownfield-Conversion) in einem Industrieunternehmen mit 900 Mitarbeitenden, Module FI/CO, MM, SD und PP, inklusive Bereinigung kundeneigener Entwicklungen, Testphasen, Schulung und Hypercare. Go-live zum Geschäftsjahreswechsel.“ — ohne Unternehmenskontext. Mit deinen Abteilungen, Freigabeprozessen und Compliance-Vorgaben wird er deutlich genauer.
Passende Dokumente zum Vorhaben
Vor dem Projektplan steht meist das Lastenheft — hier das passende Beispiel mit Word-Download.
Pflichten mit Vorlauf: Daran denken viele zu spät
Diese Pflichten löst eine SAP-S/4HANA-Einführung typischerweise aus (Beispiel Deutschland). PathHub AI plant sie mit Vorlauf ein, warnt bei zu knappem Zeitplan und zeigt unter „Regel & Nachweise“ die Regel mit Kriterien, die du abhakst und mit Nachweisen belegst. Keine Rechtsberatung.
Regel & Nachweise
Warum: Das neue System verarbeitet personenbezogene Daten von Kunden oder Beschäftigten.
- Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung personenbezogener Daten (Einwilligung, Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse)
- Vollständiges Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30) für alle Prozesse
- Auftragsverarbeitungsverträge (AVV / DPA) mit allen Dienstleistern
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei Hochrisiko-Verarbeitungen
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentiert
Bei Verstoß: Bußgelder bis 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Konzernjahresumsatzes — je nachdem, welcher Betrag höher ist. Plus zivilrechtliche Schadenersatzansprüche Betroffener.
Regel & Nachweise
Warum: Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag (Cloud, Wartung, Support).
Rechtsgrundlage: Art. 28 DSGVO: Der Vertrag muss vor Beginn der Verarbeitung vorliegen, auch vor Tests mit echten Daten oder der Datenmigration.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Cloud-Provider
- SLA mit Verfügbarkeit, RPO, RTO
- Exit- und Portabilitätsklausel
- Datenlokalisierung und Transfer-Mechanismus (SCC / Adequacy)
Bei Verstoß: Zivilrechtliche Ansprüche bei Datenverlust; Regressansprüche abhängig vom Vertrag. DSGVO-Bußgelder bei Non-Compliance.
Regel & Nachweise
Warum: Fast jede Software protokolliert Nutzeraktionen und ist damit zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle geeignet.
Gilt: nur wenn ein Betriebsrat besteht
Rechtsgrundlage: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind; die Eignung genügt. Ohne Einigung darf das System nicht eingeführt werden.
- Betriebsrat-Wahl initiieren/ermöglichen ab 5 wahlberechtigten Arbeitnehmern
- Mitbestimmung bei Arbeitszeit, Überwachungssystemen, IT-Einführung (§87)
- Anhörung vor jeder Kündigung (§102) — schriftlich mit Begründung
- Interessenausgleich und Sozialplan bei Betriebsänderungen (§111)
Bei Verstoß: Unwirksamkeit von Kündigungen ohne BR-Anhörung. Ordnungswidrigkeiten bis 10.000 EUR je Verstoß. Strafbarkeit (§119) bei Behinderung des BR bis 1 Jahr Haft.
Regel & Nachweise
Warum: Steuerrelevante Daten müssen vollständig, unveränderbar und prüfbar aufbewahrt werden, auch nach dem Systemwechsel.
Gilt: wenn das System buchhaltungs- oder steuerrelevante Daten verarbeitet (ERP, Rechnungen, Kasse)
- Verfahrensdokumentation für alle steuerrelevanten Systeme und Abläufe
- Vollständige und unveränderbare Aufzeichnungen, Änderungen werden protokolliert
- Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen in der gesetzlichen Frist (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre)
- Datenzugriff für die Betriebsprüfung möglich (§ 147 Abs. 6 AO)
- Empfang strukturierter E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) seit 1.1.2025
- Ausstellung von E-Rechnungen an inländische Unternehmen: ab 2027 bei mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle (Ausnahmen u. a. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer)
Bei Verstoß: Formelle Mängel können zur Verwerfung der Buchführung und zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen (§ 162 AO); bei verweigertem Datenzugriff droht ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO).
Häufig gestellte Fragen
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