Pflichtenheft zur Einführung eines ERP-Systems für einen Maschinenbauer
Der Auftragnehmer implementiert ein ERP-System für Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Lager, Einkauf, DATEV-Anbindung und die Datenübernahme aus dem Altsystem. Die Lösung wird für zwei Standorte und 180 Mitarbeitende ausgelegt und innerhalb von neun Monaten bis zum Go-live eingeführt.
1. Einleitung
Grundlage dieses Pflichtenhefts ist das Lastenheft des Auftraggebers. Da keine nummerierte Fassung der Lastenheft-Anforderungen vorliegt, wird die Zuordnung der funktionalen Anforderungen zu F-01 bis F-10 als (Annahme) vorgenommen.
Dieses Dokument beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen analysiert, konfiguriert, integriert, testet und in den Betrieb überführt.
- Unternehmensgröße: 180 Mitarbeitende.
- Organisationsstruktur: zwei Standorte.
- Geplanter Go-live: neun Monate nach Projektstart.
- Projektumfang: Materialwirtschaft, Produktionsplanung, Stücklisten, Arbeitspläne, Lager mit Barcode-Scannern, Einkauf, DATEV-Schnittstelle und Datenmigration.
2. Lösungsüberblick und Systemarchitektur
Der Auftragnehmer implementiert eine zentrale ERP-Instanz mit getrennten organisatorischen Einheiten für die zwei Standorte. Stammdaten, Bestände, Einkaufs- und Produktionsprozesse werden in einer gemeinsamen Datenbasis geführt; standortbezogene Berechtigungen und Lagerorte werden konfiguriert.
Die Benutzer greifen über einen Web-Client oder einen vom ERP-Hersteller unterstützten Client auf das System zu. Lagerprozesse werden über mobile Barcode-Geräte oder Scanner mit ERP-Anbindung ausgeführt.
Die DATEV-Anbindung wird über das vom eingesetzten ERP und DATEV unterstützte Austauschformat oder eine freigegebene Schnittstelle umgesetzt. Die konkrete ERP-Version, das Hostingmodell und das technische DATEV-Verfahren sind noch festzulegen (Annahme).
- Zentrale ERP-Datenbank mit rollenbasierter Zugriffskontrolle.
- Standort-, Lager- und Arbeitsplatzstruktur für zwei Standorte.
- Schnittstellenebene für DATEV, Barcode-Geräte und Datenmigration.
- Getrennte Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung (Annahme).
- Protokollierte Übernahme von Stammdaten, Beständen und offenen Vorgängen.
3. Umsetzung der funktionalen Anforderungen
Die folgenden Anforderungen werden durch Konfiguration des ERP-Standards, erforderliche Erweiterungen und dokumentierte Schnittstellen umgesetzt. Die Referenznummern F-01 bis F-10 sind aufgrund der fehlenden nummerierten Lastenheftfassung als (Annahme) zu bestätigen.
- Prozessparameter, Organisationsstrukturen und Berechtigungen werden zunächst in Workshops erhoben und anschließend in einer Konfigurationsspezifikation dokumentiert.
- Abweichungen vom ERP-Standard werden vor der Entwicklung bewertet, freigegeben und mit einem Abnahmetest verknüpft.
Material- und Lieferantenstammdaten
Der Auftragnehmer konfiguriert Stammdaten für Artikel, Einheiten, Lagerorte, Lieferanten, Beschaffungszeiten und standortbezogene Dispositionsparameter. Pflichtfelder, Nummernkreise und Änderungsberechtigungen werden je Stammdatentyp festgelegt.
Abnahme: Ein definierter Testdatensatz wird an beiden Standorten angelegt, geändert und angezeigt. Pflichtfeldprüfungen, Nummernkreise und die Einschränkung unberechtigter Änderungen werden durch einen Fachanwender- und einen Berechtigungstest nachgewiesen.
Materialwirtschaft und Disposition
Das ERP wird für Bestandsführung, Bedarfe, offene Bestellungen, Mindestbestände und Dispositionsvorschläge konfiguriert. Dispositionsläufe erzeugen nachvollziehbare Vorschläge für Einkauf oder Fertigung.
Abnahme: Für ein vorgegebenes Testszenario mit Bedarf, Bestand, Lieferzeit und offener Bestellung wird ein Dispositionslauf durchgeführt. Die erwarteten Vorschläge und ihre Begründung werden mit dem Soll-Ergebnis verglichen.
Stücklisten
Mehrstufige Stücklisten für Maschinen und Baugruppen werden mit Gültigkeitsständen, Mengen, Einheiten und Ersatz- beziehungsweise Alternativteilen abgebildet. Änderungen werden versioniert und für neue Produktionsaufträge eindeutig bestimmt.
Abnahme: Eine mehrstufige Teststückliste wird angelegt, geändert und für einen Produktionsauftrag verwendet. Das System muss die korrekten Komponenten, Mengen und den gültigen Änderungsstand anzeigen.
Arbeitspläne
Arbeitspläne werden mit Arbeitsgängen, Reihenfolge, Arbeitsplätzen, Sollzeiten und erforderlichen Ressourcen eingerichtet. Änderungen an Arbeitsplänen werden mit Gültigkeit und Verantwortlichem dokumentiert.
Abnahme: Ein Testarbeitsplan mit mindestens drei Arbeitsgängen wird einem Artikel zugeordnet. Bei der Auftragserzeugung müssen Reihenfolge, Arbeitsplätze und Zeiten vollständig übernommen werden.
Produktionsplanung
Der Auftragnehmer konfiguriert die Produktionsplanung auf Basis von Kunden- oder Bedarfsaufträgen, Stücklisten, Arbeitsplänen, Beständen und verfügbaren Kapazitäten. Plan- und Fertigungsaufträge werden terminlich und standortbezogen geführt.
Abnahme: Ein abgestimmtes Planungsszenario mit mehreren Aufträgen und begrenzter Kapazität wird berechnet. Die erzeugten Termine, Kapazitätskonflikte und Materialbedarfe werden gegen ein fachlich freigegebenes Soll-Ergebnis geprüft.
Fertigungsaufträge und Rückmeldungen
Fertigungsaufträge werden aus der Planung erzeugt und mit Materialreservierungen, Arbeitsgängen, Mengen und Status geführt. Materialverbrauch, Gutmengen, Ausschuss und Arbeitszeiten werden über definierte Rückmeldeprozesse erfasst.
Abnahme: Ein Fertigungsauftrag wird angelegt, freigegeben, teilweise rückgemeldet und abgeschlossen. Bestände, Auftragsstatus und Produktionsfortschritt müssen nach jedem Prozessschritt korrekt aktualisiert werden.
Lager und Barcode-Scanning
Wareneingang, Einlagerung, Kommissionierung, Materialentnahme, Umlagerung und Inventur werden mit Barcode-Scannern unterstützt. Artikel, Mengen, Lagerorte und gegebenenfalls Chargen oder Seriennummern werden vor der Buchung geprüft.
Abnahme: Mit einem freigegebenen Scanner wird ein Testwareneingang, eine Umlagerung, eine Materialentnahme und eine Inventur durchgeführt. Jede Buchung muss im ERP mit korrektem Artikel, Lagerort, Menge und Zeitstempel erscheinen.
Einkauf
Der Einkauf wird für Bedarfsermittlung, Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Lieferantenbezug eingerichtet. Freigaben, Liefertermine und Preis- beziehungsweise Konditionsdaten werden gemäß der abgestimmten Organisationsstruktur abgebildet.
Abnahme: Aus einem Dispositionsvorschlag wird eine Bestellung erzeugt, freigegeben und mit einem Wareneingang abgeschlossen. Bestellstatus, Restmengen und Bestandszugang müssen korrekt angezeigt werden.
DATEV-Schnittstelle
Der Auftragnehmer konfiguriert die Übergabe der im ERP erforderlichen Buchungs- und Belegdaten an DATEV. Exportdateien beziehungsweise API-Aufrufe werden validiert, protokolliert und bei Fehlern mit einer verständlichen Meldung abgewiesen.
Abnahme: Ein abgestimmter Testbestand von Eingangsbelegen, Ausgangsbelegen und relevanten Buchungen wird an DATEV übergeben. Der Auftraggeber bestätigt die technische Einlesbarkeit und die fachliche Abstimmung der übertragenen Werte.
Datenübernahme aus dem Altsystem
Der Auftragnehmer übernimmt nach Mapping und Bereinigung die freigegebenen Artikel-, Lieferanten-, Stücklisten-, Arbeitsplan-, Bestands- und offenen Vorgangsdaten aus dem Altsystem. Die Migration erfolgt zunächst in einer Testmigration und anschließend in einer produktiven Cut-over-Migration.
Abnahme: Eine Testmigration wird anhand von Datensatzanzahl, Pflichtfeldern, Summen und Stichproben fachlich geprüft. Nach der produktiven Migration werden die vereinbarten Kontrollsummen und die Vollständigkeit der freigegebenen Daten bestätigt.
4. Umsetzung der nicht-funktionalen Anforderungen
Die nachfolgenden Zielwerte gelten als Planungsannahmen, sofern das Lastenheft keine abweichenden Werte enthält. Die Einhaltung wird mit Messungen in der Testumgebung und mit betrieblichen Nachweisen überprüft.
- Die Zielwerte beziehen sich auf 180 Mitarbeitende und die zwei vorgesehenen Standorte.
- Abweichungen oder Ausnahmen werden in einem Maßnahmenprotokoll dokumentiert und vor dem Go-live freigegeben.
Performance
Das System muss bei bis zu 180 Mitarbeitenden 95 Prozent der Standardtransaktionen innerhalb von zwei Sekunden verarbeiten. Ein Dispositionslauf mit dem vereinbarten Produktivdatenvolumen soll innerhalb von zehn Minuten abgeschlossen werden (Annahme).
Abnahme: Ein Lasttest mit repräsentativen Benutzerprofilen, Datenmengen und Transaktionsarten wird durchgeführt. Messergebnisse werden protokolliert und gegen die Zielwerte bewertet.
Verfügbarkeit
Die ERP-Produktivumgebung soll während der vereinbarten Betriebszeit eine monatliche Verfügbarkeit von mindestens 99,5 Prozent erreichen. Geplante Wartungsfenster werden mindestens zwei Arbeitstage vorher angekündigt (Annahme).
Abnahme: Verfügbarkeitsmessung, Wartungsprotokolle und Störungsaufzeichnungen werden für den ersten Betriebsmonat ausgewertet. Nichtverfügbarkeiten werden nach geplanter und ungeplanter Unterbrechung getrennt bewertet.
Zugriffsschutz und Übertragungssicherheit
Zugriffe werden rollenbasiert nach Aufgaben, Standort und Berechtigungskreis vergeben. Die Kommunikation zwischen Clients, Schnittstellen und ERP erfolgt verschlüsselt; administrative Zugriffe werden zusätzlich durch Mehrfaktor-Authentifizierung geschützt, sofern die Plattform dies unterstützt (Annahme).
Abnahme: Rollen-, Negativ- und Authentifizierungstests prüfen erlaubte und verbotene Funktionen. Ein technischer Test bestätigt die verschlüsselte Kommunikation und die Protokollierung administrativer Anmeldungen.
Sicherung und Wiederherstellung
Produktive Daten werden automatisiert gesichert. Es wird ein Wiederanlauf mit einem maximalen Datenverlust von 24 Stunden und einer Wiederherstellungszeit von acht Stunden angestrebt (Annahme).
Abnahme: Eine Wiederherstellungsübung mit einer Sicherung wird durchgeführt. Sicherungszeitpunkt, wiederhergestellte Daten, Wiederanlaufdauer und Abweichungen werden dokumentiert.
Protokollierung und Nachvollziehbarkeit
Anmeldungen, Berechtigungsänderungen, Schnittstellenläufe, kritische Stammdatenänderungen und fachlich relevante Buchungen werden mit Benutzer, Zeitstempel und Ergebnis protokolliert. Protokolle werden gegen unbefugte Änderung geschützt.
Abnahme: Für definierte Testfälle werden Protokolle erzeugt und durch einen berechtigten Prüfer ausgewertet. Es wird geprüft, ob Benutzer, Zeitpunkt, Objekt und Ergebnis nachvollziehbar erfasst sind.
Betriebsüberwachung und Wartbarkeit
Für Produktivsystem, Schnittstellen, Sicherungen und verfügbare Systemressourcen werden Überwachungen eingerichtet. Releases, Konfigurationsänderungen und Erweiterungen werden versioniert, getestet und mit einem Rückfallverfahren dokumentiert.
Abnahme: Ein Überwachungstest löst für einen simulierten Schnittstellen- oder Sicherungsfehler eine Meldung aus. Für einen Beispielrelease werden Änderungsdokumentation, Testnachweis und Rückfallanweisung vorgelegt.
5. Schnittstellen und Migrationskonzept
Die technische Ausgestaltung der Schnittstellen wird in einem Schnittstellenkonzept mit Datenfeldern, Formaten, Frequenzen, Fehlerbehandlung und Verantwortlichkeiten beschrieben. Für alle produktiven Übergaben werden Testdaten und fachliche Kontrollsummen vereinbart.
Die Datenmigration erfolgt in drei Schritten: Datenanalyse und Mapping, Testmigration mit Bereinigung sowie produktive Migration im abgestimmten Umschaltfenster. Während des Cut-over wird das Altsystem für Änderungen gesperrt (Annahme).
- DATEV: Übergabe der vereinbarten Buchungs- und Belegdaten über das freigegebene DATEV-Verfahren; das konkrete Format ist noch zu klären (Annahme).
- Barcode-Scanner: Anbindung über eine ERP-Mobile-Anwendung oder Tastatur- beziehungsweise Web-Schnittstelle; Gerätetyp und Funknetz werden vor der Pilotierung festgelegt (Annahme).
- Altsystem: Übernahme von Artikeln, Lieferanten, Stücklisten, Arbeitsplänen, Beständen und offenen Vorgängen; Umfang und Historientiefe werden fachlich freigegeben.
- Migration: Protokollierung von gelesenen, übernommenen, abgewiesenen und manuell zu klärenden Datensätzen.
- Datenabgleich: Kontrollsummen für Bestände, offene Bestellungen und offene Fertigungsaufträge vor und nach der Migration.
6. Datenschutz und IT-Sicherheit
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der datenschutzkonformen Konfiguration des Systems. Verantwortlicher für die datenschutzrechtliche Bewertung und die formale Freigabe bleibt der Auftraggeber.
Personenbezogene Daten werden auf das erforderliche Maß beschränkt. Verarbeitung, Zugriffe, Aufbewahrung und Löschung werden in einem Datenschutz- und Berechtigungskonzept dokumentiert.
- Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten für relevante ERP-Prozesse durch den Auftraggeber mit Unterstützung des Auftragnehmers.
- Auftragsverarbeitungsverträge mit Hosting-, Infrastruktur- oder Supportdienstleistern, sofern erforderlich.
- Rollenbasierte Rechte nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung.
- Verschlüsselung der Übertragung mittels TLS und Schutz der Sicherungen vor unbefugtem Zugriff.
- Regelmäßige Überprüfung von Benutzerkonten, privilegierten Rechten und ausgeschiedenen Mitarbeitenden.
- Lösch- und Aufbewahrungsregeln für personenbezogene Daten gemäß gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben.
- Schulung der ERP-Anwender zu Datenschutz, sicheren Passwörtern, Phishing und Umgang mit mobilen Scannern.
- Meldung und Behandlung von Sicherheits- und Datenschutzvorfällen über einen dokumentierten Prozess.
7. Test- und Abnahmekonzept
Der Auftragnehmer erstellt zu jeder umgesetzten Anforderung Testfälle mit Eingangsdaten, erwarteten Ergebnissen und Abnahmekriterien. Fehler werden klassifiziert, nachverfolgt und vor der Abnahme bewertet.
Die Abnahme erfolgt durch den Auftraggeber nach erfolgreichem Abschluss der vereinbarten Fach-, Integrations-, Migrations- und Betriebtests. Kritische und hohe Fehler müssen vor dem Go-live behoben oder ausdrücklich schriftlich akzeptiert werden.
- Modultests für Konfigurationen, Erweiterungen und Schnittstellenkomponenten.
- Integrationstests für Einkauf, Lager, Disposition, Produktion, DATEV und Scannerprozesse.
- Migrationstest mit Datenqualitätsprüfung und Kontrollsummen.
- Berechtigungs-, Datenschutz-, Backup-, Wiederherstellungs- und Sicherheitstests.
- Benutzerakzeptanztests mit Key-Usern beider Standorte.
- Go-live-Probelauf einschließlich Datenfreeze, Migration, Prüfung und Rückfallentscheidung.
- Formales Abnahmeprotokoll mit Restmängelliste, Verantwortlichen und Terminen.
8. Projektphasen, Rollen und Zeitplan
Das Projekt wird über neun Monate bis zum Go-live gesteuert. Die nachfolgende Planung ist eine belastbare Grobplanung und wird nach Projektstart in einem detaillierten Terminplan mit Meilensteinen und Ressourcen bestätigt (Annahme).
Der Auftraggeber stellt fachliche Key-User für Materialwirtschaft, Produktion, Lager, Einkauf, Finanzen und IT bereit. Die Anzahl der Key-User wird im Projektstart verbindlich festgelegt (Annahme).
- Monat 1: Projektstart, Detailaufnahme, Prozessworkshops, System- und Schnittstellenkonzept.
- Monat 2: Sollprozessdesign, Organisationsstruktur, Stammdaten- und Berechtigungskonzept.
- Monate 3 bis 4: ERP-Konfiguration für Materialwirtschaft, Einkauf, Lager, Stücklisten, Arbeitspläne und Produktion.
- Monate 4 bis 5: Einrichtung von DATEV, Barcode-Prozessen, Erweiterungen und ersten Testdaten.
- Monat 6: Entwicklung und Durchführung der ersten Testmigration, Integrations- und Modultests.
- Monat 7: Benutzerakzeptanztests, Schulung der Key-User und Fehlerkorrekturen.
- Monat 8: Probelauf, zweite Migration, Produktivfreigabe, Anwenderschulungen und Go-live-Vorbereitung.
- Monat 9: Produktive Migration, Go-live und Hypercare-Betrieb.
9. Betrieb, Support und Wartung
Nach dem Go-live übernimmt der Auftragnehmer eine zeitlich begrenzte Hypercare-Phase und anschließend Support und Wartung gemäß einem noch zu schließenden Servicevertrag. Der Auftraggeber benennt eine zentrale Meldestelle und priorisiert fachliche Störungen.
Für Betrieb, Support und Wartung werden Systemdokumentation, Administrationshandbuch, Schnittstellenbeschreibung, Berechtigungsmatrix, Sicherungskonzept und Wiederanlaufanweisung übergeben.
- Hypercare für vier Wochen nach Go-live mit regelmäßigen Fehler- und Maßnahmenbesprechungen (Annahme).
- Supportzeiten werktags von 08:00 bis 17:00 Uhr (Annahme).
- Priorität 1: Reaktion innerhalb von vier Stunden; Priorität 2: innerhalb eines Arbeitstags; Priorität 3: innerhalb von drei Arbeitstagen (Annahme).
- Überwachung von ERP, DATEV-Schnittstelle, Barcode-Kommunikation und Sicherungen.
- Geplante Wartungen werden angekündigt und außerhalb kritischer Produktionszeiten durchgeführt.
- Korrekturen und Releases werden zunächst getestet und anschließend kontrolliert in die Produktivumgebung übernommen.
- Mindestens eine jährliche Überprüfung der Berechtigungen, Sicherungswiederherstellung und technischen Dokumentation (Annahme).
Vor der Verwendung klären
Diese Punkte und Annahmen sind im Beispiel offen — in deinem Vorhaben musst du sie festlegen.
- Welche nummerierten Anforderungen und Prioritäten enthält die verbindliche Lastenheftfassung, insbesondere die Zuordnung zu F-01 bis F-10?
- Welches konkrete ERP-Produkt, welche Version und welches Hostingmodell werden eingesetzt? Werden Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebung getrennt betrieben?
- Welche DATEV-Lösung, welches Austauschformat oder welche API sowie welche Buchungs- und Belegarten müssen angebunden werden?
- Welche Barcode-Scanner, mobilen Geräte, Betriebssysteme und Funknetze sind an den beiden Standorten vorhanden oder zu beschaffen?
- Welche Datenformate, Datenmengen, Datenqualitäten und Historien aus dem Altsystem sollen übernommen werden? Wie werden offene Aufträge und Bestände zum Cut-over behandelt?
- Welche Produktionsplanungsregeln gelten für Kapazitäten, Rüstzeiten, Ausschuss, Teilfertigung, Chargen und Seriennummern?
- Welches verbindliche Go-live-Datum, welche Betriebszeiten, Supportzeiten und Service-Level sollen vertraglich festgelegt werden?